Cách gửi file đính kèm Google Docs trên Gmail và Email khác

Có nhiều cách để đính kèm file Google Documents (hoặc Google Docs) vào email. Mỗi lựa chọn đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Mặc dù một số phương pháp hoạt động hiệu quả trên Gmail, nhưng chúng có thể không hoạt động trên các dịch vụ email khác. Dưới đây là danh sách hữu ích về tất cả các cách bạn có thể đính kèm file Google Tài liệu vào email trên Gmail hoặc bất kỳ dịch vụ email nào khác. Chọn một trong những phù hợp với nhu cầu của bạn.

Hãy bắt đầu với tùy chọn mặc định được đưa ngay vào Gmail.

Cách gửi file đính kèm Google Docs trên Gmail

Nếu bạn sử dụng cả Google Tài liệu và Gmail, hệ sinh thái sẽ hoạt động tốt hơn cho bạn. Mọi tài liệu bạn tạo trong Google Tài liệu đều được lưu trữ trong Google Drive. Mặt khác, bạn có tùy chọn tải file lên từ Google Drive trực tiếp từ chính Gmail.

Đính kèm file Google Tài liệu vào Gmail bằng Google Drive trên máy tính để bàn (Ứng dụng web)

1. Mở Gmail , nhấp vào Soạn để bắt đầu soạn email, sau đó nhấp vào biểu tượng Drive trên thanh dưới cùng để đính kèm file từ Google Drive.

2. Thao tác này sẽ mở Google Drive trong một cửa sổ bật lên, nơi bạn có thể chọn bất kỳ file Google Tài liệu nào và nhấp vào Chèn . Nếu bạn không thể tìm thấy file Google Tài liệu cần thiết, bạn cũng có tùy chọn tìm kiếm Google Drive trực tiếp trong cửa sổ bật lên.

Đính kèm Google Tài liệu trên Gmail

3. Sau khi file Google Tài liệu được đính kèm và email được viết, hãy nhấp vào Gửi .

Gửi email bằng Google Tài liệu

4. Thao tác này sẽ mở cửa sổ bật lên quyền cho những người nhận mà bạn đang chia sẻ file Tài liệu. Bạn có thể cho phép Xem , Nhận xét hoặc Chỉnh sửa nó.

Lưu ý: Tất cả các thay đổi trong tương lai được thực hiện đối với tài liệu sẽ đồng bộ hóa ở phía người nhận mà bạn đã chia sẻ file.

5. Sau khi hoàn tất, nhấp vào Gửi để gửi email với liên kết file Google Tài liệu.

Cấp quyền cho Google Tài liệu trên Gmail

Đính kèm file Google Tài liệu vào Gmail bằng Google Drive trên điện thoại (Android và iOS)

Các bước để đính kèm file Google Tài liệu vào Gmail trên điện thoại là khác nhau. Đây là cách bạn có thể thêm liên kết Google Tài liệu vào email trên điện thoại với sự trợ giúp của Google Drive.

1. Đầu tiên, mở ứng dụng Gmail và nhấn vào nút Soạn . Tại đây, hãy nhấn vào biểu tượng file đính kèm ở góc trên cùng bên phải.

Thêm và đính kèm trên ứng dụng Gmail

2. Bây giờ chọn tùy chọn Insert from Drive và chọn file Google Tài liệu mà bạn muốn thêm.

Chèn tệp từ Drive trên ứng dụng Gmail

3. Thao tác này sẽ thêm file Google Tài liệu dưới dạng liên kết. Bây giờ hãy nhấn vào nút Gửi ở trên cùng để gửi email. Thao tác này sẽ mở một cửa sổ bật lên quyền tương tự như bạn đã thấy trên màn hình.

Gửi liên kết tệp Google Tài liệu trên Gmail

4. Tại đây bạn có thể cấp quyền cho Xem , Nhận xét hoặc Chỉnh sửa nó. Sau khi được chọn, hãy nhấn vào nút Gửi để gửi email.

Cấp quyền cho Google Tài liệu trên ứng dụng Gmail

Trong khi quá trình này rất dễ dàng, có 3 điều bạn cần nhớ. Đầu tiên, điều này sẽ chỉ gửi một liên kết đến file Google Tài liệu, vì vậy nó không chính xác đính kèm file. Thứ hai, những thay đổi bạn thực hiện hoặc những thay đổi mà anh ấy / cô ấy thực hiện đối với tài liệu sẽ được phản ánh ở mọi nơi vì file được đồng bộ hóa và lưu trữ trên đám mây. Vì vậy, bạn không thực sự gửi một file, bạn đang chia sẻ hoặc mời cộng tác trên file.

Điều này có thể hữu ích rất nhiều thay vì chỉ chia sẻ một file. Nhưng nếu đây không phải là điều bạn muốn và bạn chỉ muốn gửi tài liệu Google Docs dưới dạng file, thì hãy đọc tiếp.

Và thứ ba, phương pháp này sẽ chỉ hoạt động trong Gmail hoặc một số ứng dụng email của bên thứ ba có hỗ trợ dịch vụ lưu trữ đám mây. Không phải tất cả trong số họ làm. Ví dụ: Outlook của Microsoft chỉ hỗ trợ OneDrive.

Cách đính kèm File Google Tài liệu vào Gmail từ Docs

Mặc dù việc gửi file Google Tài liệu bằng Drive trực tiếp từ Gmail rất dễ dàng, nhưng việc đính kèm file không chính xác. Nếu bạn chỉ muốn chia sẻ tài liệu dưới dạng file, bạn có thể thực hiện điều đó trực tiếp từ chính Google Documents. Đây là cách thực hiện.

1. Mở file Google Tài liệu mà bạn muốn chia sẻ. Khi tài liệu đang mở, đi tới File> Email và chọn Gửi file này qua email .

Gửi email cho Google Tài liệu trực tiếp từ Google Tài liệu

2. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ bật lên có biểu mẫu. Điền vào biểu mẫu với các chi tiết liên hệ của người nhận cùng với một tin nhắn.

Gửi email cho Google Tài liệu với chủ đề, thông điệp, v.v. trên Google Tài liệu

3. Bạn cũng có thể thay đổi định dạng file tại đây. Theo mặc định, nó được đặt thành PDF, nhưng bạn có thể thay đổi nó thành định dạng Microsoft Word để chia sẻ nó dưới dạng file tài liệu. Hữu ích nếu người đó đang sử dụng Outlook tích hợp sâu với Word, cũng của Microsoft.

Gửi Google Tài liệu dưới dạng Microsoft Word trên Gmail

4. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Gửi ở dưới cùng bên phải của cửa sổ bật lên. Bạn đã gửi thành công một email có đính kèm file Google Tài liệu.

Gửi Google Tài liệu dưới dạng tệp đính kèm trực tiếp từ Google Tài liệu

Mặc dù quá trình này dễ dàng và chia sẻ tài liệu dưới dạng file đính kèm, nhưng nó chỉ hoạt động với tài khoản Gmail. Tùy chọn này cũng không khả dụng trên ứng dụng Google Tài liệu trên điện thoại. Để đính kèm tài liệu với các dịch vụ email khác hoặc chia sẻ nó qua điện thoại, bạn sẽ cần sử dụng phương pháp tải xuống được thảo luận bên dưới.

Cách tải xuống và đính kèm mọi file Google Documents vào bất kỳ email nào

Mặc dù cả hai phương pháp trước đều dễ dàng, nhưng chúng bị hạn chế đối với Gmail. Nhưng nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu bằng một dịch vụ email khác, thì đây là cách bạn có thể làm như vậy.

Tải xuống và Đính kèm File Google Tài liệu vào Email trên Máy tính để bàn (Web)

1. Trước tiên, hãy mở file G oogle Documents mà bạn muốn gửi. Khi file mở ra, hãy nhấp vào File ở góc trên cùng bên phải, sau đó di chuột vào tùy chọn Tải xuống .

Tải xuống Google Tài liệu trên Web

2. Thao tác này sẽ hiển thị nhiều định dạng file để bạn tải file xuống. Khi bạn muốn chia sẻ file đó dưới dạng tài liệu, bạn có thể chọn Microsoft Word và lưu tài liệu vào bộ nhớ cục bộ của mình.

Tải xuống Google Tài liệu và Microsoft Word

3. Bây giờ bạn có thể mở ứng dụng email bạn chọn và tải lên tài liệu Word đó dưới dạng file đính kèm.

Tải xuống và đính kèm Google Tài liệu vào Email trên điện thoại (Android và iOS)

Quá trình tải xuống file Google Docs trên điện thoại hoàn toàn khác so với trên web.

1. Trước tiên, hãy mở file Google Tài liệu mà bạn muốn chia sẻ dưới dạng file đính kèm. Bây giờ hãy nhấn vào menu ba chấm ở góc trên cùng bên phải.

Mở menu ba chấm trong ứng dụng Google docs

2. Trong menu bật lên, cuộn xuống và chọn Chia sẻ và xuất rồi chọn tùy chọn Lưu dưới dạng.

Tải xuống Google Tài liệu trên Điện thoại

3. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ bật lên nhỏ. Chọn một định dạng file mà bạn muốn tải xuống và nhấn vào OK . Cũng giống như trên màn hình nền, chọn Word nếu bạn muốn chia sẻ nó dưới dạng tài liệu Word.

Tải xuống Google Tài liệu dưới dạng Microsoft Word trên Điện thoại

4. Bây giờ bạn có thể mở dịch vụ email mà bạn chọn và tải lên tài liệu đó dưới dạng file đính kèm.

Bạn có thể sử dụng phương pháp này để tải xuống file Google Tài liệu ở bất kỳ định dạng nào, sau đó đính kèm và gửi file qua email bằng bất kỳ dịch vụ nào. Lưu ý rằng sử dụng phương pháp này, bạn chỉ có thể đính kèm file nhưng sẽ không thể cộng tác online. Điều đó yêu cầu tài liệu vẫn được đồng bộ hóa trên các máy tính / người dùng sử dụng các dịch vụ đám mây như Drive.

Kết thúc: Đính kèm Google Tài liệu vào bất kỳ Email nào

Bạn có thể thêm trực tiếp liên kết Google Tài liệu từ Google Drive trên Gmail, nhưng nó chia sẻ liên kết để bạn cộng tác online trên tài liệu thay vì chỉ gửi file tài liệu dưới dạng file đính kèm. Đó là bởi vì Google Documents là một ứng dụng web chứ không phải một ứng dụng dành cho máy tính để bàn.

Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn email trên Google Tài liệu để chia sẻ ngay lập tức file Tài liệu dưới dạng file đính kèm, nhưng lưu ý là nó chỉ hoạt động trên Gmail. Mặc dù tùy chọn tải xuống chia sẻ Google Tài liệu dưới dạng file đính kèm và hoạt động trên bất kỳ dịch vụ email nào, có một số bước bổ sung liên quan. Mặt tích cực, bạn có thể chia sẻ dưới dạng PDF, Word hoặc thậm chí là ePub.

Xem thêm về:

Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của bạn

Leave a reply

Sao Hải Vương
Logo