Chia sẻ trên Microsoft Teams: share file, Powerpoint, âm thanh màn hình

Trong thời đại ngày nay, mọi người và tổ chức đã bắt đầu sử dụng hội nghị truyền hình cho các mục đích cộng tác gần như giống như văn phòng và Microsoft Teams là một trong những dịch vụ hàng đầu cung cấp một gói hoàn chỉnh.

Khả năng cộng tác của Microsoft đã trở nên có khả năng như Zoom với các tính năng như tạo nhóm, tổ chức cuộc họp, tin nhắn nhóm và trực tiếp, nền ảo, khử tiếng ồn, v.v. Trong số các công cụ quan trọng khác làm nên sự khác biệt của nó, Share Tray trong Microsoft Teams có thể là một trong những tiện ích không được chú ý nhưng thay vào đó là một cứu cánh nếu bạn quan sát kỹ.

Trong bài đăng này, chúng ta sẽ thảo luận thêm về Share Tray bên trong Teams, bạn có thể sử dụng nó để làm gì và cách sử dụng nó trong các cuộc họp.

Share Tray trong Nhóm là gì?

Trong cuộc họp hoặc lớp học, bạn có thể muốn cho người khác xem những thứ bạn có thể có trên máy tính hoặc màn hình của bạn. Share Tray được sử dụng để chia sẻ điều đó với những người khác trong cuộc họp trên Microsoft Teams và khay này sẽ hiển thị khác nhau đối với loại nội dung bạn muốn chia sẻ với người khác.

Teams cung cấp Khay chia sẻ trên cả ứng dụng di động và máy tính, do đó cho phép bạn chia sẻ nội dung từ màn hình của mình sang màn hình của người khác cũng như các file bạn muốn hiển thị cho người khác.

Bạn có thể chia sẻ những gì bằng cách sử dụng Share Tray?

Share Tray cho phép bạn chia sẻ nội dung bằng ứng dụng Teams nhưng chức năng của nó khác nhau giữa ứng dụng máy tính để bàn và ứng dụng di động của dịch vụ cộng tác.

Trên điện thoại

Loại nội dungNhững gì bạn có thể chia sẻ
Một bức ảnhChụp ảnh để chia sẻ hoặc chọn một ảnh từ thư viện của bạn
Video trực tiếpQuay video trực tiếp từ máy ảnh của bạn
Một PowerPointChia sẻ bài thuyết trình PowerPoint với những người khác để họ có thể tương tác với nó
Màn hình của bạnHiển thị màn hình điện thoại của bạn cho người khác xem, bao gồm cả thông báo và hoạt động khác

Để phân biệt với sản phẩm dành cho PC, Share Tray bên trong Teams trên iOS và Android sẽ có tùy chọn Video trực tiếp chuyên dụng để truyền tải mọi thứ từ camera chính của điện thoại và chia sẻ với mọi người trong cuộc họp. Bên cạnh đó, tất cả các tùy chọn vẫn tương tự như trên máy khách Teams trên máy tính để bàn.

Trên PC

Tùy chọn chia sẻNhững gì bạn có thể chia sẻKết quả cuối cùng
Máy tính để bànChia sẻ toàn bộ màn hình với các thông báo và hoạt động khácHiển thị liền mạch nhiều cửa sổ từ màn hình của bạn
Cửa sổChia sẻ một cửa sổ duy nhất và không có thông báo hoặc hoạt động trên màn hình nào khácChia sẻ một cửa sổ và giữ phần còn lại của màn hình cho riêng bạn
PowerPointTrình bày PowerPoint mà những người khác có thể xem và thực hiện các thay đổi đối vớiChia sẻ bài thuyết trình mà những người khác có thể tự mình di chuyển qua
Bảng trắngCộng tác với những người khác trên bảng trắng trong thời gian thựcVẽ nguệch ngoạc với những người khác và đính kèm nó vào cuộc họp

Người dùng máy tính để bàn của Teams bỏ lỡ tính năng chia sẻ video trực tiếp nhưng dịch vụ đang cung cấp tùy chọn Bảng trắng bên trong Khay chia sẻ. Bảng trắng có thể được sử dụng luân phiên để thực hiện các bài thuyết trình thực tế với khả năng cộng tác với các thành viên khác trong thời gian thực.

Cách sử dụng khay chia sẻ trong Microsoft Teams

Share Tray chỉ có thể được truy cập khi bạn đang ở trong màn hình cuộc họp với những người tham gia khác.

Trên PC

Để sử dụng Share Tray trên màn hình của bạn, hãy tham gia cuộc họp bên trong Microsoft Teams, sau đó bấm vào biểu tượng Chia sẻ được biểu thị bằng từ các điều khiển cuộc họp ở trên cùng.

Bạn cũng có thể truy cập Share Tray trong Nhóm bằng các phím tắt sau trên cả macOS và Windows:

  • macOS : Command + Shift + Space
  • Windows : Ctrl + Shift + Dấu cách

Bạn sẽ thấy một màn hình bật lên mới xuất hiện ở cuối màn hình cuộc họp của mình. Đây là Share Tray và phần này sẽ hiển thị cho bạn tất cả các tùy chọn nội dung có sẵn trên máy tính của bạn để chia sẻ với người khác.

Bạn có thể chọn nội dung bạn muốn chia sẻ với người khác bằng cách chỉ cần nhấp vào nội dung đó. Nếu bạn muốn chia sẻ bài thuyết trình Powerpoint mà bạn chưa có trong thư viện Nhóm, bạn có thể nhấp vào ‘Duyệt qua’, sau đó định vị và chọn file bài thuyết trình để chia sẻ với người khác. Ngoài việc chia sẻ màn hình hoặc bài thuyết trình, bạn cũng có thể cộng tác bằng Microsoft Whiteboard hoặc Freehand.

Trên iOS / Android

Mặc dù có chức năng tương tự, nhưng không thể truy cập trực tiếp Khay chia sẻ thông qua màn hình cuộc họp trên ứng dụng di động Teams trên iOS hoặc Android. Để kéo Khay chia sẻ trên ứng dụng di động Teams lên, hãy tham gia cuộc họp, sau đó chạm vào biểu tượng dấu 3 chấm trên màn hình cuộc họp.

Điều này sẽ đưa ra một loạt các tùy chọn có sẵn cho bạn trong cuộc họp. Từ đây, hãy nhấn vào tùy chọn ‘Chia sẻ’ từ menu bật lên.

Một menu bật lên khác bây giờ sẽ xuất hiện trên màn hình, cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để chia sẻ với những người khác trong cuộc họp.

Nhấn vào bất kỳ tùy chọn nào như đã giải thích ở trên để chia sẻ nội dung bạn muốn hiển thị cho người khác.

Cách thêm nhiều nội dung hơn vào Share Tray của bạn

Share Tray trên Microsoft Teams có thể trích xuất bất kỳ nội dung nào bạn đang mở trên màn hình của mình và chia sẻ nội dung đó với các thành viên khác trong cuộc họp. Nếu bạn muốn chia sẻ nội dung khác với màn hình, bài thuyết trình hoặc bảng trắng hiện tại của mình, có một cách nữa bạn có thể thêm nội dung vào Khay chia sẻ.

Như đã giải thích trên trang Microsoft Answers này, bạn có thể thêm nhiều nội dung hơn vào Share Tray của mình bằng cách mở một ứng dụng hoặc file mới trên màn hình của bạn. Các nhóm sẽ phát hiện bất kỳ ứng dụng, file hoặc mục nào đang mở trên Taskbar và sau đó hiển thị nó dưới dạng nội dung bổ sung để bạn chia sẻ bằng Share Tray.

Để đảm bảo bạn có thể thêm nhiều nội dung hơn vào cuộc họp Nhóm, hãy đảm bảo rằng nội dung có thể chia sẻ đã được mở trên Taskbar trước khi bạn tham gia cuộc họp. Sau khi bạn mở file hoặc ứng dụng, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ bên trong màn hình cuộc họp và chọn ứng dụng hoặc file hiện sẽ hiển thị bên trong Khay chia sẻ.

Cách chia sẻ âm thanh máy tính của bạn trong cuộc họp Nhóm

Ngoài việc chia sẻ nội dung từ màn hình của bạn với đồng đội, Nhóm cũng cho phép bạn truyền âm thanh từ máy tính của mình tới những người tham gia cuộc họp. Bằng cách này, những người khác cũng có thể nghe nội dung của bạn khi bạn đang phát một đoạn âm thanh hoặc video.

Để chia sẻ âm thanh máy tính trong một cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ từ các điều khiển cuộc họp ở trên cùng và sau đó bật công tắc ‘Bao gồm âm thanh máy tính’ từ Share Tray bên dưới màn hình cuộc họp. Tất cả âm thanh từ máy tính của bạn giờ đây sẽ được truyền online đến loa của các thành viên khác để họ nghe.

Cách ngừng chia sẻ trong Nhóm

Bất kỳ lúc nào trong cuộc họp, bạn có thể ngừng chia sẻ nội dung với người khác. Bạn có thể làm như vậy bằng cách nhấp vào biểu tượng Chia sẻ bên trong màn hình cuộc họp, biểu tượng này bây giờ sẽ được đánh dấu bằng ‘x’ thay vì mũi tên lên. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng Chia sẻ và nội dung bạn đang chia sẻ với người khác sẽ ngừng hiển thị bên trong cuộc họp và những người khác trong cuộc họp sẽ không thể truy cập được nữa.

Cách cung cấp và kiểm soát nội dung được chia sẻ

Bất kỳ lúc nào trong cuộc họp, bạn có thể cho phép người khác trình bày ý tưởng của họ bằng nội dung bạn đã chia sẻ. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng tùy chọn ‘Trao quyền kiểm soát’ bên trong Nhóm và khi bạn làm vậy, cả bạn và người được bạn cấp quyền truy cập sẽ có quyền kiểm soát việc chia sẻ.

Bạn có thể cấp quyền truy cập vào nội dung được chia sẻ cho một người tham gia khác bằng cách chọn tùy chọn ‘Trao quyền kiểm soát’ trên thanh công cụ chia sẻ bên trong màn hình cuộc họp, sau đó chọn người bạn muốn trao quyền kiểm soát.

Để dừng quyền truy cập vào kiểm soát này, bạn có thể chọn tùy chọn ‘Kiểm soát lại’ để lấy lại toàn quyền kiểm soát nội dung được chia sẻ.

Nếu bạn là người không có quyền truy cập vào nội dung được chia sẻ, bạn có thể yêu cầu người khác kiểm soát bằng cách nhấp vào tùy chọn ‘Yêu cầu kiểm soát’ sẽ xuất hiện trong khi người khác đang chia sẻ nội dung nào đó. Người kia quyết định xem họ muốn chấp thuận hay từ chối yêu cầu của bạn. Sau đó, bạn có thể trao lại quyền chia sẻ cho họ bằng cách chọn tùy chọn ‘Kiểm soát phát hành’.

Đó là tất cả những gì chúng tôi phải giải thích về Share Tray trong Microsoft Teams.

Xem thêm về:

Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của bạn

Leave a reply

Sao Hải Vương
Logo