Cách quản lý email bằng tự động lưu trữ trong Gmail để làm việc hiệu quả, tránh thư rác

Tính năng lưu trữ có lẽ là một trong những thủ thuật tốt nhất mà Gmail cung cấp. Nó rất dễ sử dụng và cũng hữu ích nhưng hầu hết người dùng không chú ý đến nó. Đây là tính năng có thể giúp bạn đạt được số không hộp thư đến . Nhưng rất nhiều người không sử dụng nó và những người cũng sử dụng sai tính năng này của Gmail. Khả năng tự động lưu trữ email trong Gmail là điều bạn nên học để áp dụng. Điều đó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian vì bạn sẽ không phải đối phó với tất cả các email tìm đến bạn. Xóa email không phải lúc nào cũng là một tùy chọn, đó là lý do tại sao tính năng lưu trữ tồn tại ngay từ đầu.

Tự động lưu trữ email trong Gmail

Gmail không có cách trực tiếp để tự động lưu trữ email tuy nhiên bạn có thể sử dụng bộ lọc để thực hiện thủ thuật này. Quá trình thiết lập sẽ mất vài phút nhưng sau khi hoàn tất, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn rất nhiều vào cuối ngày và không bao giờ bỏ lỡ email quan trọng đó. Rốt cuộc, bạn không cần phải xử lý tất cả những email đó và một số trong số chúng như biên nhận và thông báo thậm chí có thể bị bỏ đọc.

Hãy bắt đầu nào.

Tạo nhãn lưu trữ tự động

Gmail cho phép bạn tạo bộ lọc bằng cách sử dụng nhãn. Tại sao không tạo một cái để tự động lưu trữ email? Đây là tính năng ẩn mà tôi đã nói trước đó. Nó không phải là rất rõ ràng lúc đầu nhưng một khi bạn biết, bạn sẽ biết.

1. Mở Gmail trong trình duyệt của bạn và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải để chọn Xem tất cả cài đặt .

cài đặt gmail trong trình duyệt

2. Cuộn một chút và nhấp vào nút Tạo nhãn mới .

tạo nhãn mới trong gmail

3. Đặt tên nhãn mới là tự động lưu trữ và Lưu nó. Nhấp vào nút Tạo và đừng lo lắng về tính năng nhãn tổ.

tạo nhãn mới trong gmail

Không có dòng mã ẩn nào mà bạn cần phải chèn. Bây giờ, nhãn lưu trữ tự động đã được tạo, bạn có thể áp dụng nó cho bất kỳ email nào giống như bất kỳ nhãn nào khác nhưng có một chút thay đổi.

Sử dụng Nhãn lưu trữ tự động trong Gmail

Một số ví dụ mà bạn có thể sử dụng tính năng tự động lưu trữ của Gmail là email LinkedIn hoặc Quora, bản tin, biên nhận, đơn đặt hàng Thương mại điện tử, v.v. Tôi sẽ sử dụng email quảng cáo của Apple làm ví dụ. Mở email và nhấp vào biểu tượng menu thêm ba chấm để chọn Lọc các thư như thế này .

lọc tin nhắn trong gmail

Nhận thấy rằng chúng tôi đã không áp dụng nhãn trực tiếp bằng cách sử dụng nút nhãn? Điều này cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn loại email nào sẽ được tự động lưu trữ. Tùy thuộc vào nội dung của email và format, bạn có thể chọn lọc theo kích thước, từ khóa / cụm từ khóa, v.v.

tiêu chí để lọc tin nhắn

Nhấp vào Tạo bộ lọc bên dưới để tiếp tục.

đặt tiêu chí cho bộ lọc

Bạn sẽ chọn nhãn lưu trữ tự động và cũng có thể chọn một danh mục nếu bạn muốn. Danh mục sẽ phụ thuộc vào nơi bạn nhận được những email này. Chẳng hạn, nó có thể là Hộp thư đến hoặc Cập nhật.

áp dụng danh mục và bộ lọc lưu trữ tự động

Đảm bảo chọn Tạo bộ lọc ở dưới cùng để lưu các thay đổi. Giờ đây, tất cả các email đáp ứng các tiêu chí bạn đã đặt sẽ được tự động lưu trữ trong Gmail. Nếu bạn không nhận được kết quả mong muốn, hãy chỉnh sửa tiêu chí. Nó không quá khó và bạn sẽ trở nên tốt hơn theo thời gian.

Không cần phải chỉnh sửa nhãn lưu trữ tự động theo bất kỳ cách nào. Tất cả những gì bạn phải làm là tạo bộ lọc mới hoặc chỉnh sửa bộ lọc cũ và áp dụng nhãn.

Lưu trữ so với Xóa

Có một sự khác biệt nhỏ nhưng rất quan trọng giữa các tính năng xóa và lưu trữ. Khi bạn xóa một email, nó sẽ được chuyển vào thư mục thùng rác, nơi nó sẽ nằm trong 30 ngày trước khi bị xóa tự động và vĩnh viễn. Vì vậy, bạn có khoảng đệm 30 ngày để khôi phục email hoặc file đính kèm mà bạn đã xóa vô tình hoặc không cần suy nghĩ nhiều.

Kho lưu trữ sẽ không xóa email của bạn. Đơn giản là nó sẽ cất vào tủ đựng đồ. Email sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn cho phép bạn giải phóng tâm trí khỏi nó. Bạn có thể lấy nó bằng một tìm kiếm đơn giản và tất cả chúng ta đều biết Google là vua của các công cụ tìm kiếm. Toán tử hoặc tham số tìm kiếm hoạt động trên tất cả các dịch vụ của Google bao gồm cả Gmail.

Truy xuất email đã lưu trữ trong Gmail

Toán tử tìm kiếm bạn đang tìm là ‘in: inbox từ khóa của bạn tại đây’. Điều này sẽ làm là tìm kiếm từ khóa trên tất cả các email trong hộp thư đến của bạn, bao gồm cả các email đã lưu trữ. Có, email đã lưu trữ vẫn là một phần trong hộp thư đến của bạn nhưng bạn không thể xem chúng, điều này giúp ích cho quá trình khai báo. Cách duy nhất để thực sự đạt đến số không hộp thư đến.

Có những toán tử tìm kiếm khác mà bạn cũng có thể sử dụng như sử dụng ‘và’ và ‘hoặc’ để lọc hoặc kết hợp email. Chúng tôi đã viết một hướng dẫn chuyên sâu về cách lấy lại các email đã lưu trữ trong Gmail, vì vậy hãy đọc bài đăng đó. Có rất nhiều mẹo và thủ thuật khác mà bạn sẽ tìm thấy ở đó.

Kết thúc: Tự động lưu trữ email trong Gmail

Bây giờ bạn đã biết. Các bước thực hiện khá đơn giản nhưng tính năng này ẩn sâu trong hệ sinh thái Gmail. Hai khía cạnh chính của phương trình là nhãn và bộ lọc. Tuy nhiên, đây là một quá trình diễn ra một lần vì vậy khi bạn đã tạo xong nhãn, bạn đã hoàn tất. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn đang nhận được kết quả mong muốn theo các tiêu chí bạn đã đặt ra.

Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của bạn

Leave a reply

Sao Hải Vương
Logo