Cách tạo thư mục trong Google Documents trên máy tính và Mobile App

Google Docs là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi nhất hiện có. Nó không chỉ là một ứng dụng miễn phí mà còn cung cấp cho bạn rất nhiều tính năng tiện lợi để sử dụng. 

Nếu bạn là một trong số hàng triệu người dùng sử dụng Google Documents để ghi lại khá nhiều thứ, bạn có thể thấy mình đang ở trong một tình huống lộn xộn. Với rất nhiều file làm việc, việc theo dõi tất cả các file quan trọng trở nên khá khó khăn. Rất may, Google đã có sẵn một kế hoạch dự phòng. 

Hôm nay, chúng ta sẽ xem xét một trong những cách đơn giản nhất để sắp xếp tài khoản Google Docs của bạn, cho bạn biết cách tạo và sử dụng các thư mục (folder) trong Google Docs. 

Tại sao bạn cần một thư mục Google Docs? 

Nói chung, thư mục là nơi bạn lưu trữ các loại file tương tự, chủ yếu để giúp bạn sau này dễ dàng tìm thấy những thứ quan trọng hơn. 

Nếu không sắp xếp cẩn thận, bạn có thể mất vĩnh viễn để tìm thấy các file bạn yêu cầu trong những lúc cần thiết. Thêm thư mục và đặt các file quan trọng của bạn vào đúng thư mục có thể làm cho cuộc sống trở nên đơn giản hơn rất nhiều, vì bạn sẽ không cần phải xem qua hàng trăm tài liệu để tìm một tài liệu mình cần. 

Google tự động thêm file Google Docs vào Google Drive của bạn. Vì vậy, nếu bạn có tùy chọn truy cập các file Google Docs của mình thông qua Drive. 

Cách tạo thư mục trong Google Docs

Bây giờ bạn đã biết các thư mục quan trọng như thế nào, hãy cùng xem cách bạn có thể tạo một thư mục trong khi làm việc trên tài liệu trong Google Documents. 

Web client

Xem xét bạn đã đăng nhập vào Google Documents và đang làm việc trên một tài liệu, hãy tìm biểu tượng thư mục nhỏ Move ở đầu màn hình của bạn. 

Bạn sẽ thấy biểu tượng nằm giữa biểu tượng yêu thích và nút trạng thái tài liệu. Nhấp vào nó và nhấn nút thư mục mới ở góc dưới bên trái của cửa sổ. 

Trên trang tiếp theo, đặt tên thích hợp cho thư mục và nhấn nút ok ngay bên cạnh trường văn bản.

Thư mục của bạn sẽ được tạo và lưu trữ trong tài khoản Google Drive của bạn. Sau khi thư mục được tạo, hãy nhấp vào Move here để di chuyển file bạn đang làm việc vào thư mục đó.

Mobile

Ứng dụng Google Documents dành cho thiết bị di động cũng hoàn toàn có khả năng tạo một thư mục và di chuyển các file của bạn vào đó. Sau khi bạn khởi chạy ứng dụng và mở file đang làm việc, hãy nhấn vào nút dấu chấm lửng dọc ở góc trên cùng bên phải.

Bây giờ, hãy chuyển đến Move.

Sau đó, nhấn vào biểu tượng thư mục mới ở góc trên bên phải.

Gán tên cho thư mục và nhấn vào Create

Sau khi thư mục được tạo, hãy nhấn vào Move ở góc dưới cùng bên phải để di chuyển file hiện tại của bạn vào thư mục.

Cách tạo thư mục trong Google Drive

Tạo một thư mục khá đơn giản trong Google Drive và không yêu cầu chuyên môn kỹ thuật. Khi bạn tạo một thư mục trong Google Drive, bạn cũng tự động cung cấp nó để sử dụng trong Google Docs. Bằng cách đó, bạn sẽ không cần phải tạo một thư mục từ đầu bất cứ khi nào bạn muốn di chuyển tài liệu của mình.

Web client

Đầu tiên, hãy truy cập Drive.Google.com. Xác nhận rằng bạn đã đăng nhập, bạn sẽ được đưa đến trang tổng quan Google Drive của mình. Trên bảng điều khiển bên trái, bạn sẽ tìm thấy biểu tượng New.

Nhấp vào nó và nó sẽ mở ra một danh sách. Ở trên cùng, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Folder.

Nhấn vào nó. Đặt tên cho thư mục của bạn và nhấp vào Create.

Bây giờ, hãy quay lại Docs.Google.com và mở file bạn muốn di chuyển. Nhấn nút di chuyển ở đầu màn hình và chọn thư mục bạn vừa tạo. Nhấp vào Move here để chuyển file vào thư mục.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn thủ công một số tài liệu từ Drive của mình và di chuyển chúng vào thư mục mới được tạo.

Mobile

Khởi chạy ứng dụng Google Drive trên smartphone của bạn. Sau khi đăng nhập, hãy nhấn vào biểu tượng ‘+’ ở góc dưới cùng bên phải.

Sau đó, nhấn vào Folder dưới biểu ngữ Create new.

Chọn tên cho thư mục và nhấn Create.

Thư mục bạn vừa tạo bây giờ sẽ có sẵn khi bạn cố gắng di chuyển file tài liệu. 

Cách thêm file từ một thư mục trong Google Documents

Như chúng ta đã thấy, tạo một thư mục không phải là một công việc quá khó khăn trong Google Docs. Bây giờ, hãy kiểm tra cách bạn có thể tìm nạp các file từ một thư mục bạn đã tạo. 

Web client

Khởi động trình duyệt của bạn và truy cập Docs.Google.com. Sau đó, đăng nhập bằng thông tin đăng nhập Google của bạn. Ở đầu màn hình, bạn sẽ tìm thấy một vài mẫu Google Docs. Bên dưới các mẫu, ở bên phải, bạn sẽ tìm thấy biểu tượng thư mục.

Nhấp vào nó để chuyển đến thư mục Google Drive của bạn. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy tất cả các thư mục bên trong tài khoản Google Drive của mình. Nhấp vào thư mục bạn muốn chuyển đến. Nếu thư mục chứa file Google Docs, nó sẽ hiển thị ở trên cùng. Nhấp một lần để chọn file và sau đó nhấn Open để chạy file trong phần mềm chỉnh sửa. 

Mobile 

Nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google trên điện thoại di động của mình, việc khởi chạy ứng dụng sẽ đưa bạn đến trang tổng quan của Google Documents. Ở trên cùng, bạn sẽ tìm thấy thanh tìm kiếm. Ở bên phải thanh, bên trái hình thu nhỏ tài khoản Google của bạn, bạn sẽ thấy nút thư mục. Nhấn vào nó.

Thay vì đưa bạn đến thư mục Drive, nó sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn mở Google Drive hoặc bộ nhớ thiết bị của bạn. Vì chúng tôi đang tìm cách truy cập các thư mục bạn đã tạo, hãy nhấn vào Google Drive.

Bây giờ, hãy nhấn vào thư mục bạn muốn khám phá. Khi bạn định vị file, hãy nhấn vào file đó để chọn và sau đó nhấn Open để đưa file đến phần mềm chỉnh sửa tài liệu.

Cách di chuyển file vào một thư mục trong Google Docs

Web client 

Truy cập Docs.Google.com, đăng nhập, và mở tài liệu mà bạn muốn di chuyển. Tìm biểu tượng move ở đầu màn hình.

Nhấp vào nó và nó sẽ hiển thị cho bạn các thư mục bạn có sẵn. Xin lưu ý rằng Google Docs không có bộ nhớ riêng và sử dụng tài khoản Google Drive của bạn để lưu trữ file. Vì vậy, các thư mục bạn đã tạo trong Google Drive sẽ hiển thị khi bạn nhấn nút Move. Chọn thư mục bạn muốn di chuyển file đến và cuối cùng, nhấp vào Move here.

File sẽ được chuyển ngay lập tức. Nếu bạn muốn định vị lại file, hãy nhấp lại vào Move here và làm theo các bước tương tự. 

Mobile

Khởi chạy ứng dụng Google Docs dành cho thiết bị di động và mở file bạn muốn di chuyển. Nhấn vào biểu tượng dấu chấm lửng dọc ở góc trên cùng bên phải của màn hình.

Khi danh sách mở rộng, hãy nhấn vào Move.

Làm như vậy sẽ cấp cho bạn quyền truy cập vào các thư mục trong Drive của bạn. Nhấn vào thư mục bạn muốn chuyển file đến và nhấn Move để hoàn tất.

Làm theo các bước tương tự để di chuyển file sang một thư mục khác. 

Cách di chuyển file ra khỏi thư mục trong Google Docs

Web Client

Truy cập vào Docs.Google.com và đăng nhập. Mở tập tin bạn muốn di chuyển ra khỏi thư mục. Bây giờ, hãy nhấp vào nút Move ở trên cùng bên trái của màn hình.

Nó sẽ hiển thị cho bạn vị trí hiện tại của file. Để di chuyển nó ra khỏi thư mục, chỉ cần nhấn vào nút quay lại, ở bên trái tên của thư mục.

Nó sẽ đưa file ra khỏi thư mục và đưa nó trở lại My Drive.  Nhấn vào Move here để xác nhận. 

Mobile

Khởi chạy ứng dụng Google Docs dành cho thiết bị di động và mở file bạn muốn di dời. Nhấn vào dấu chấm lửng dọc ở góc trên bên phải của cửa sổ tài liệu.

Bây giờ, hãy nhấn vào Move.

Nó sẽ mở thư mục mà nó hiện đang thuộc về. Nhấn vào nút quay lại ở trên cùng và để nó đưa bạn đến thư mục ổ cứng chính.

Sau khi bạn truy cập My Drive, hãy nhấn vào Move để đẩy file ra khỏi thư mục trước đó. 

Cách chia sẻ thư mục bạn đã tạo

Web client 

Tới Drive.Google.com và đăng nhập. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn chia sẻ với những người khác. Ở trên cùng, nơi hiển thị tên của thư mục, bạn sẽ thấy một mũi tên xuống. Nhấp vào nó để mở rộng menu. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào thư mục từ chính trang tổng quan Google Drive để truy cập menu.

Bây giờ, hãy nhấp vào Share

Bạn có thể chia sẻ thư mục với những người cụ thể hoặc tạo liên kết bằng cách nhấp vào Change to anyone with the link

Tiếp theo, bạn có thể biến họ thành người chỉnh sửa hoặc chỉ là người xem. Nhấp vào Done sau khi hoàn tất.

Mobile

Khởi chạy Google Drive trên điện thoại di động của bạn. Bây giờ, hãy chuyển đến thư mục bạn muốn chia sẻ. Sau đó, nhấn vào dấu ba chấm dọc ở góc trên cùng bên phải để mở rộng menu. Nhấn vào Share

Nhấn vào biểu tượng liên kết dưới biểu ngữ Who has access. Sau đó, chọn Not shared

Bây giờ, đi tới Link settings và nhấn vào Restricted để chia sẻ file với bất kỳ ai có liên kết.

Bạn cũng có thể thay đổi cấp độ truy cập của những người nhận được liên kết. Chia sẻ liên kết với đồng nghiệp của bạn để cộng tác dễ dàng.

Hãy nhớ rằng bất kỳ file nào bạn thêm vào thư mục sẽ tự động được chia sẻ với những người có quyền truy cập.

Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của bạn

Leave a reply

Sao Hải Vương
Logo