Cách điểm danh online, quản trị cuộc họp trên Google Meet

Trong thế giới cổ điển của các ứng dụng hội nghị truyền hình, Google đã chọn Google Meet làm nhà vô địch của mình. Google Meet iện đã có trên tất cả các nền tảng, không hoàn toàn mạnh mẽ như Zoom hoặc Microsoft Teams, nhưng nó đang dần bắt nhịp với cơ sở người dùng đang mở rộng nhanh chóng.

Nhờ vào hệ sinh thái khổng lồ và phong thái thân thiện với người dùng của Google, một bộ phận đáng kể của đám đông làm việc tại nhà đã chọn Google Meet làm ứng dụng hội nghị truyền hình trực tiếp. Hiện tượng này đương nhiên dẫn đến các cuộc họp lớn, khiến việc theo dõi quản lý những người tham dự cuộc họp một cách thủ công gần như không thể.

Rất may, Google đã lưu ý vấn đề và phát hành tính năng Attendance Tracking nhằm hỗ trợ điểm đanh online để hỗ trợ quản trị cuộc họp dự tự động cho hầu hết người dùng Google Meet. Hôm nay, chúng tôi sẽ xem xét tính năng theo dõi tham dự mới ra mắt và cho bạn biết cách bạn có thể tận dụng tối đa tính năng này.

Attendance Tracking có được bật cho tất cả không?

Tính năng Attendance Tracking theo dõi tham dự của Google Meet lần đầu tiên được chính thức giới thiệu cho người dùng Enterprise for Education vào tháng 9. Sau khi ra mắt và thành công rực rỡ, Google đã quyết định triển khai đặc quyền cho hầu hết các loại tài khoản khác của mình. Chúng tôi mạnh dạn sử dụng từ “nhất” vì không phải mọi người dùng hoặc loại tài khoản Google Meet đều nhận được tính năng này.

Hiện tại, tính năng theo dõi tham dự của Google Meet có sẵn cho người dùng Business Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Standard và Enterprise Plus. Tính năng theo dõi tham dự mới không khả dụng cho người dùng G Suite Basic, Business, Education, Nonprofits, Workspace Business Starter và Business Standard.

Người dùng Enterprise for Education có thể sử dụng tính năng theo dõi điểm danh nhưng giấy phép Standard Education sẽ không có tính năng này.

Một báo cáo tham dự điển hình bao gồm những gì?

Như bạn có thể đã đoán, mọi cuộc họp đủ điều kiện trong Google Meet đều nhận được báo cáo tham dự sau khi kết thúc. Nó không quá chi tiết – tốt hơn hay tệ hơn – nhưng cung cấp tất cả những điều cơ bản mà bạn có thể yêu cầu.

Trước hết, bạn sẽ nhận được tên và ID email của tất cả những người tham dự. Bạn cũng sẽ có khoảng thời gian họ thực sự tham gia cuộc gọi, bao gồm cả thời gian vào và ra. Nếu một người tham dự rời đi và tham gia lại nhiều lần, thì tổng thời lượng của họ sẽ chỉ được tính. Cuối cùng, khi một người tham dự bị đuổi ra ngoài, dấu thời gian sẽ hiển thị đó là thời điểm họ rời khỏi cuộc gọi.

Làm thế nào để kích hoạt theo dõi sự chú ý và nhận được báo cáo tham dự?

Bây giờ bạn đã có một ý tưởng hợp lý về tính khả dụng của nó và những gì được bao gồm trong một báo cáo, hãy xem làm thế nào để có được một báo cáo tham dự đẹp vào cuối các cuộc họp của bạn.

Người dùng Enterprise for Education

Như đã đề cập, tính năng này lần đầu tiên được triển khai cho người dùng Enterprise for Education vào tháng 9. Những người dùng này không phải di chuyển thêm cơ để nhận được báo cáo tham dự được gửi thẳng đến hộp thư đến của họ.

Bất cứ khi nào người tổ chức cuộc họp – người chủ trì cuộc họp – kết thúc cuộc họp, họ sẽ nhận được báo cáo tham dự chi tiết được gửi thẳng đến ID email của họ. Tính năng này được bật theo mặc định.

Những người dùng Google Meet khác

Nếu bạn không có giấy phép Enterprise for Education, bạn sẽ cần phải làm việc nhiều hơn một chút để hoàn thành công việc. Google đã tắt tùy chọn báo cáo tham dự theo mặc định, nhưng có một số cách để thiết lập và chạy lại.

Kiểm soát trong cuộc họp

Cách đầu tiên và thuận tiện nhất để kích hoạt báo cáo tham dự là thông qua các điều khiển trong cuộc họp. Để làm như vậy, trước tiên, bạn cần đăng nhập vào ứng dụng khách Google Meet trên máy tính để bàn và nhấp vào dấu chấm lửng dọc (menu) ở cuối màn hình.

Bây giờ, đi tới ‘Cài đặt’ và nhấn ‘Điều khiển máy chủ’. Cuối cùng, nhấn vào nút gạt bên cạnh ‘Theo dõi chấm công’ để bật tính năng này.

Đó là nó! Sau khi cuộc họp của bạn kết thúc, bạn – người tổ chức cuộc họp – sẽ nhận được báo cáo tham dự chi tiết trong hộp thư đến của bạn.

Thông qua Lịch Google

Nếu bạn muốn định cấu hình theo dõi tham dự trước khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể chuyển sang Lịch Google để được trợ giúp.

Trước tiên, hãy truy cập trang chủ Lịch Google và chọn cuộc họp bạn muốn chỉnh sửa. Bây giờ, hãy chuyển đến ‘Chỉnh sửa sự kiện’ và chọn ‘Thay đổi cài đặt hội nghị.’ Sau đó, chọn hộp ngay bên cạnh ‘Theo dõi chuyên cần’. Cuối cùng, nhấn ‘Lưu’.

Tương tự, bạn có thể sử dụng tính năng theo dõi tham dự trong khi tạo một sự kiện họp mới. Sau khi truy cập trang web Lịch Google , bạn cần chọn ‘Thêm hội nghị truyền hình Google Meet’ và chọn tùy chọn ‘Thay đổi cài đặt hội nghị’ ở bên phải.

Sau đó, chọn hộp bên cạnh ‘Theo dõi chuyên cần’ và nhấn ‘Lưu’. Kiểm tra lại các tùy chọn cuộc họp khác và thiết lập nó.

Đó là nó! Báo cáo cuộc họp sẽ được gửi thẳng đến hộp thư đến của bạn.

Theo dõi điểm danh cho những người dùng Google Meet khác

Nếu bạn không có gói Google Meet đủ điều kiện, bạn sẽ không có đặc quyền sử dụng tính năng theo dõi tham dự Google Meet chính thức. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn không nên có đặc quyền theo dõi học sinh / đồng nghiệp của mình trong một cuộc họp.

Vì Google Meet là một ứng dụng dựa trên trình duyệt web, nên trên thực tế, bạn có thể sử dụng bất kỳ số lượng tiện ích mở rộng nào trên đó. Các trình duyệt dựa trên Chromium, chẳng hạn như Google Chrome, Cốc Cốc và Microsoft Edge, có bộ sưu tập các tiện ích mở rộng tuyệt vời nhất cho Google Meet – bao gồm cả tiện ích được chú trọng là Attendance tracking.

Xem thêm về:

Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của bạn

Leave a reply

Sao Hải Vương
Logo