Cách giao và quản lý công việc hiệu quả trong Google Tài liệu

Google Tài liệu, Sheet và Trang trình bày là một phần của Không gian làm việc của Google và nổi tiếng với các tính năng cộng tác như chỉnh sửa đồng thời, đề xuất chỉnh sửa, nhận xét, cấp quyền cho người khác, v.v. Mặc dù giao nhiệm vụ là một trong những phần quan trọng nhất của quá trình cộng tác, nhưng bị ẩn đằng sau các tính năng khác và không thể nhìn thấy ngay lập tức. Đây là cách bạn có thể chỉ định công việc trong Google Tài liệu, Sheet và Trang trình bày và mọi thứ bạn cần biết về chúng.

Cách giao Công việc trong Google Tài liệu, Sheet và Trang trình bày

Giao nhiệm vụ hoạt động tương tự trên tất cả các ứng dụng Drive – tính năng nhận xét. Đây là cách bạn có thể sử dụng tính năng nhận xét để giao nhiệm vụ trong Drive.

1. Đầu tiên, mở tài liệu, trang tính hoặc trang chiếu mà bạn muốn gán tác vụ. Sau đó, đặt con trỏ của bạn ở nơi bạn muốn chỉ định một người nào đó để chỉnh sửa.

2. Bây giờ hãy nhấp vào biểu tượng Nhận xét trên thanh công cụ hoặc nhấn Ctrl + Alt + M.

Mở tùy chọn Nhận xét Google Tài liệu

3. Điều này sẽ hiển thị một hộp nhận xét nơi bạn có thể thêm nhận xét của mình. Ở đây chỉ cần nhập @ và nhập id email của người mà bạn muốn giao nhiệm vụ.

Thêm id email để giao nhiệm vụ trên Google Tài liệu

4. Sau khi hoàn tất, hãy nhập nhiệm vụ mà bạn muốn giao cho chúng và bật chuyển đổi bên cạnh Gán cho tên người dùng. (tên người dùng sẽ là tên của người mà bạn đã chỉ định).

5. Bây giờ hãy nhấp vào nút Assign để giao nhiệm vụ cho họ.

Giao nhiệm vụ trong Google Tài liệu

Nếu người có liên quan không có quyền truy cập vào tài liệu, nó sẽ nhắc bạn chia sẻ tài liệu với họ. Cấp quyền nếu không nhiệm vụ của bạn sẽ không được giao.

Người được chỉ định sẽ được thông báo như thế nào

Có nhiều cách Google thông báo cho người dùng về nhiệm vụ mà họ được giao.

1. Google gửi email cho người đó thông báo rằng họ có một số nhiệm vụ phải hoàn thành. Email cũng bao gồm liên kết đến tài liệu được yêu cầu.

2. Người dùng sẽ nhận được thông báo từ ứng dụng Google Drive trên điện thoại Android và iOS của bạn.

3. Google Drive cũng sẽ hiển thị biểu tượng huy hiệu trên file tài liệu với số cho biết số lượng nhiệm vụ mà người đó phải hoàn thành trong tài liệu cụ thể đó.

Thông báo trên Google Drive về Công việc

Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, người được giao có thể nhấp vào biểu tượng dấu kiểm để đánh dấu nhiệm vụ là đã hoàn thành. Nhận xét sẽ bị loại bỏ. Sau đó, bạn có thể nhấp vào biểu tượng bình luận để kiểm tra tất cả các bình luận và nhiệm vụ trước đó. Bạn cũng có tùy chọn để mở lại các tác vụ đã đóng từ đây.

Cách giao lại công việc trên Google Tài liệu, Sheet và Trang trình bày

Nếu ai đó đã giao nhiệm vụ cho bạn, bạn có thể giao lại nhiệm vụ tương tự cho người khác trong nhóm của mình. Bạn cũng có thể hoàn thành phần việc của mình và tiếp tục công việc tùy thuộc vào quy trình làm việc của bạn.

1. Chỉ cần nhấp vào hộp thoại nhận xét sẽ xuất hiện và hiển thị cho bạn tùy chọn trả lời.

Trả lời nhiệm vụ được giao

2. Nhập @ và sau đó nhập id email của người mà bạn muốn giao lại nhiệm vụ đó. Bạn cũng có thể thêm nhận xét của mình giải thích nhiệm vụ một cách chi tiết / ngắn gọn.

3. Sau khi hoàn tất, hãy bật hộp kiểm bên cạnh Giao lại cho tên người dùng (tên người dùng sẽ là tên của người mà bạn đã chỉ định lại) và nhấp vào nút Giao lại .

Giao lại công việc trên Google Tài liệu

Sau đó, họ cũng có thể chuyển nhượng lại cho người khác nếu họ muốn.

Làm thế nào để giao nhiệm vụ cho nhiều người?

Với sự trợ giúp của tính năng nhận xét, bạn chỉ có thể giao nhiệm vụ cho một người tại một thời điểm. Sau này họ có thể giao lại cho người khác nhưng bạn không thể giao nhiệm vụ cho nhiều người dùng cùng lúc. Mặc dù bạn có thể thêm nhiều email, nhưng bạn chỉ có thể gán nó cho một người từ danh bạ bạn đã thêm. Nhưng có một cách giải quyết cho hạn chế này.

Thay vì sử dụng tính năng nhận xét, bạn có thể sử dụng tính năng đề xuất. Nó khá giống với nhận xét nhưng sẽ thông báo cho tất cả những người bạn đã thêm vào đề xuất.

1. Để thêm đề xuất, hãy nhấp vào biểu tượng bút chì ở góc trên cùng bên phải, sau đó nhấp vào Đề xuất từ menu thả xuống.

Đề xuất trong Google Tài liệu

2. Bây giờ, hãy đặt con trỏ vào nơi bạn muốn gán tác vụ và nhấn khoảng trắng. Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại gợi ý giống như hộp thoại nhận xét.

Trả lời một Đề xuất trên Google Tài liệu

3. Bây giờ @mention mọi người, thêm nhiệm vụ của bạn và nhấp vào Trả lời . Điều này sẽ thông báo cho mọi người bạn đã đề cập.

ping mọi người bằng thông báo với các đề xuất trên Google Tài liệu.

Nhưng có một số nhược điểm. Nó chỉ hoạt động trong Google Tài liệu nhưng không hoạt động trong Trang trình bày hoặc Sheet. Không giống như nhận xét, bạn không thể chọn một đoạn và thêm một đề xuất cho nó. Bạn chỉ có thể đặt con trỏ ở giữa và thêm đề xuất.

Kết thúc: Giao và quản lý công việc trong Drive

Bạn có thể giao nhiệm vụ cho ai đó trên Tài liệu, nhưng những tác vụ này không đồng bộ hóa với Google Tasks của bạn như một số bạn có thể mong đợi. Thật đáng ngạc nhiên là chúng tôi không có một bảng điều khiển duy nhất để kiểm tra tất cả các nhiệm vụ mà mọi người đã giao cho chúng tôi. Tốt nhất, tôi muốn thấy một danh mục riêng trong Google Tasks, nơi các nhận xét và đề xuất được hiển thị từ các ứng dụng Google Drive.

Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của bạn

Leave a reply

Sao Hải Vương
Logo