Microsoft Power Automate là gì ? Và các mẫu Template miễn phí

Nếu bạn là người dùng Microsoft 365, bạn có thể đã thấy biểu tượng cho ứng dụng Power Automate được liệt kê trong số các ứng dụng Microsoft mà bạn quen thuộc hơn, như Excel , Powerpoint và Outlook. Chúng ta sẽ thảo luận về Power Automate là gì và nó có thể làm gì. Sau đó, chúng ta sẽ xem xét một vài mẫu Power Automate hữu ích mà bạn có thể triển khai ngay lập tức. 

Nhiều công việc văn phòng liên quan đến các nhiệm vụ lặp đi lặp lại – những việc như lưu tệp đính kèm email vào một thư mục cụ thể trên OneDrive hoặc Dropbox hoặc tạo một tác vụ trong Microsoft Planner từ một thư trong Microsoft Teams. Đây là những loại nhiệm vụ mà Power Automate được tạo ra để thực hiện.

Microsoft Power Automate là gì?

Microsoft Power Automate từng được gọi là Microsoft Flow. Đó là một bộ công cụ tương tự như IFTTT (If This Then That) mà bạn có thể sử dụng để thực hiện những việc như:

  • Tự động hóa các quy trình trong cài đặt kinh doanh. 
  • Gửi lời nhắc tự động khi một nhiệm vụ quá hạn.
  • Tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại bằng cách ghi lại các thao tác chuột, tổ hợp phím và các bước khác.

Nói cách khác, Microsoft Power Automate cho phép bạn thay thế các quy trình thủ công và đôi khi phức tạp bằng quy trình làm việc tự động. 

Không chỉ dành cho Microsoft Apps

Như bạn mong đợi, Microsoft Power Automate kết nối với các ứng dụng Microsoft khác. Ví dụ: bạn có thể thiết lập một quy trình trong Power Automate để nhận một thông báo bạn nhận được trong Microsoft Teams và lưu nó vào Microsoft OneNote . 

Lần cuối cùng chúng tôi kiểm tra, Power Automate kết nối với hơn 500 dịch vụ khác.

Ba loại Flows

Microsoft phân loại những việc bạn có thể làm trong Power Automate thành ba loại quy trình:

  1. Cloud flows
  2. Desktop flows
  3. Business process flows

Hãy xem xét từng loại quy trình và tìm hiểu lý do tại sao bạn có thể sử dụng nó.

Power Automate’s Cloud Flows

Các luồng đám mây trong Microsoft Power Automate có thể được chia nhỏ hơn nữa thành ba loại: 

  • Quy trình tự động
  • Dòng chảy tức thì
  • Các luồng đã lên lịch

Các luồng tự động được kích hoạt bởi một sự kiện, chẳng hạn như khi một tweet mới được đăng với một thẻ bắt đầu bằng # cụ thể hoặc khi bạn nhận được email từ một người cụ thể. Bạn có thể sử dụng quy trình tự động để kết nối các tài khoản và cho phép chúng giao tiếp với nhau. Ví dụ: bạn có thể tạo một hệ thống tự động gửi tin nhắn văn bản cho bạn bất cứ khi nào bạn nhận được email từ sếp của mình.

Việc nhấp vào một nút sẽ kích hoạt các luồng tức thì. Giả sử bạn liên tục gửi email nhắc nhở nhóm của mình tham gia cuộc họp nhóm hàng ngày. Bạn có thể tạo một nút để tự động hóa điều đó. Tạo nút, và sau đó bất kỳ khi nào bạn nhấp vào nút đó, một email sẽ tự động được gửi đến nhóm nhắc họ tham gia cuộc họp. Điều đó không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu những sai sót, chẳng hạn như vô tình để quên email của ai đó.

Quy trình đã lên lịch tự động hóa các tác vụ theo lịch trình. Ví dụ: bạn có thể tạo một dòng đã lên lịch để tự động tải dữ liệu lên site SharePoint hoặc một cơ sở dữ liệu cụ thể.

Đó là ba loại luồng Power Automate xử lý thông tin trên đám mây. Tiếp theo, chúng tôi sẽ xem xét các luồng cho các tác vụ bạn thực hiện trên máy tính để bàn của mình. 

Dòng máy tính để bàn của Power Automate

Microsoft có một công cụ được gọi là Power Automate Desktop giúp mở rộng khả năng của Power Automate, cho phép bạn tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại trên máy tính và bao gồm các hành động bạn thực hiện trên web. Nó tương tự như ghi macro trong Excel. Bạn có thể ghi lại một loạt các hành động và chỉ định các điều kiện phải đúng để kích hoạt tập hợp các hành động đó.

Ví dụ: bạn có thể tạo luồng trên màn hình để trích xuất dữ liệu từ một trang web và thêm nó vào tệp Excel. Hoặc bạn có thể thiết lập một quy trình kết hợp các tài liệu Microsoft Word thành các tệp PDF. 

Quy trình kinh doanh của Power Automate

Giả sử bạn có nhân viên trả lời các yêu cầu dịch vụ của khách hàng. Bất kể nhân viên nào đang tương tác với khách hàng, bạn muốn họ làm theo các bước chính xác giống nhau, để trải nghiệm của khách hàng là nhất quán. 

Nói cách khác, bạn có thể sử dụng quy trình kinh doanh để thiết lập một loạt các bước cho mọi người làm theo để đạt được một kết quả cụ thể. Thay vì chỉ dựa vào đào tạo nhân viên, các quy trình kinh doanh sẽ hướng dẫn nhân viên đó và giúp họ tránh những sai lầm.

Các mẫu Template tự động hóa mạnh mẽ hữu ích

Có lẽ cách dễ nhất để bạn hiểu những gì Microsoft Power Automate có thể làm là khám phá một số mẫu. Nếu bạn đã sử dụng IFTTT, bạn đã quen với khái niệm này. Các mẫu Power Automate cũng giống như các ứng dụng nhỏ hoặc công thức nấu ăn trong IFTTT . 

Bạn có thể sử dụng các mẫu Power Automate nguyên bản hoặc bạn có thể chỉnh sửa chúng để phù hợp với hoàn cảnh và mục tiêu cụ thể của mình. Dưới đây là một số để giúp bạn bắt đầu.

Các mẫu quy trình tự động hữu ích

Bất cứ khi nào bạn nhận được email có phần đính kèm, phần đính kèm sẽ được lưu vào OneDrive trong một thư mục có tên là Phần đính kèm Email từ Power Automate.

Bất cứ khi nào có tweet về từ khóa bạn chỉ định, Power Automate sẽ gửi email với một số thông tin chi tiết cơ bản của người dùng về tài khoản đã đăng tweet. 

Các mẫu dòng chảy tức thì hữu ích

Mẫu quy trình này tạo một nút sẽ gửi cho bạn lời nhắc tùy chỉnh bị trì hoãn.

Luồng này cho phép bạn lên lịch cuộc họp với người gửi bất kỳ tin nhắn nào từ kênh Microsoft Teams hoặc cuộc trò chuyện.

Mẫu quy trình hữu ích theo lịch trình

Mẫu này sẽ xem lịch và gửi cho bạn bản tóm tắt qua email về tuần sắp tới, bao gồm thông tin về chuyến bay, khách sạn và thời tiết.

Đây là một cách tuyệt vời cho những người hay quên xem lịch trình ngày mai nhưng thường xuyên kiểm tra email. Nếu có bất kỳ cuộc họp nào vào ngày hôm sau trước thời gian bạn chỉ định, nó sẽ gửi lời nhắc đến email Outlook.

Dành nhiều thời gian hơn để làm những điều mà không ai khác có thể làm

Khẩu hiệu của Microsoft cho Power Automate là, “Hãy quan tâm đến những gì quan trọng. Tự động hóa phần còn lại ”. Bạn phải thừa nhận rằng, họ có lý. Nếu bạn tự động hóa những gì có thể tự động hóa, điều đó sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng hơn như lập chiến lược, suy nghĩ sâu sắc và thư giãn. Tương lai là bây giờ, và đã đến lúc để các robot làm việc cho bạn!

Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của bạn

Leave a reply

Sao Hải Vương
Logo