Cách dạy và học online trên Microsoft Team: Hướng dẫn cho học sinh, sinh viên và giáo viên

Microsoft Teams được phát hành vào năm 2017 và kể từ đó đã được chứng minh là một phần bổ sung đặc biệt phổ biến cho cộng tác, dạy và học online của Microsoft. Teams là một dịch vụ cộng tác online có sẵn như một phần của Microsoft 365 và là một dịch vụ miễn phí.

Nếu bạn đã từng học trong 1 lớp online chủ yếu dựa vào email để liên lạc, bạn đã gặp phải một số vấn đề chính mà Teams được xây dựng để giải quyết:

  • Khi bạn có 1 học viên mới, làm cách nào để họ có thể bắt kịp các chuỗi email trong các tiết học dài hạn? 
  • Làm cách nào để bạn chia sẻ nội dung mà không cần tạo nhiều phiên bản của cùng một file? 
  • Nếu bạn có một cuộc họp online quan trọng, làm thế nào để những người không tham gia cuộc họp nhưng quan tâm đến nội dung có thể truy cập vào bản ghi âm?

Trong hướng dẫn Microsoft Teams này , chúng ta sẽ xem xét cách hoc online trên Microsoft Teams, vì vậy hãy bắt đầu với những điều cơ bản về cách sử dụng Microsoft Teams.

Teams là gì?

Bạn có thể tạo Teams cho bất kỳ mục đích nào. Thường thì các Teams được các tập đoàn lớn chia thành nhiều mảng công việc như Nhân sự, Pháp lý hoặc Marketing. Ở lớp bạn thường được chia thành sinh viên, lớp phó, lớp trưởng và giảng viên.

Một trong những cách sử dụng yêu thích của tôi về Teams là để cộng tác với những học sinh sinh viên bên ngoài lớp học, chẳng hạn như thầy cô, bạn vè hoặc những người khác cần tương tác với bạn về các đồ án tốt nghiệp và hỏi đáp bài vở. 

Giao diện Microsoft Teams

Trong một Teams, bạn tạo kênh. Đối với hoạt động sinh viên ngành marketing, bạn có thể có một kênh dành cho các dự án đặc biệt, thiết kế trang web, SEO và những thứ khác. 

Mỗi kênh có nguồn cấp dữ liệu “Bài đăng” riêng, thường được gọi là Group Chat . Tất cả các bài đăng trên kênh đều được ghi nhật ký để các học viên có thể xem lịch sử của lớp học. Bằng cách này, nếu bạn có một bài toán phức tạp và bạn có người mới hoặc những người khác quan tâm đến chủ đề này, tất cả những gì họ cần làm là xem lại các bài đăng để nắm bắt. Tốt hơn nhiều so với email.

Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp bạn cần ghi chú chính xác về những gì thầy cô đã giảng trên lớp online và ai đó nhờ bạn bạn nói cho họ biết chưa? Teams cho phép bạn trả lời một cách tự tin bằng cách cho phép bạn ghi lại chi tiết lớp học và giúp các thành viên trong Teams có thể truy cập được.

Các thành viên trong lớp trên Teams luôn cập nhật khi các thành viên được thông báo khi hoạt động xảy ra. Khi ai đó đăng nhận xét lên kênh và đề cập đến bạn với @ chú thích hoặc nếu bạn đang theo dõi kênh, bạn sẽ nhận được thông báo bật lên trên máy tính và điện thoại của mình thông qua ứng dụng Teams dành cho thiết bị di động.

Cuối cùng, bạn có thể chat 1: 1 hoặc 1: nhiều, thực hiện cuộc gọi thoại qua IP (khả dụng trong tất cả các lần triển khai Teams) hoặc cuộc gọi PSTN (nếu đã đăng ký gói gọi Teams). 

Cách vào lớp học online trên Microsoft Teams

Có ba cách để truy cập vào Teams.

1. Trình duyệt web

Duyệt đến https://teams.microsoft.com  và đăng nhập. Màn hình chào đón bạn cho phép bạn lựa chọn tiếp tục sử dụng ứng dụng web hoặc ứng dụng Teams. Thuật ngữ “Client chỉ đơn giản là đề cập đến trình duyệt web của bạn.

Trình duyệt web Microsoft Teams hoặc lựa chọn ứng dụng khách

2. Ứng dụng Teams

Tải xuống và cài đặt ứng dụng Teams cho máy tính Apple, PC hoặc Laptop của bạn. Ứng dụng này miễn phí và có một vài tính năng hơn so với việc sử dụng trình duyệt web. 

Hình ảnh bên dưới hiển thị ứng dụng Teams từ PC bên cạnh ứng dụng web Teams. Như bạn có thể thấy, chúng rất giống nhau và có mức độ giống nhau cao đáng kinh ngạc.

Ứng dụng dành cho máy tính để bàn có thêm một số tính năng như khả năng làm mờ nền của bạn trong khi học online trên Teams. Ứng dụng Teams đã cài đặt là phương pháp ưa thích để sử dụng Teams, nhưng đừng ngần ngại sử dụng ứng dụng web thay thế khi thuận tiện – nó rất tốt.

Ứng dụng web Microsoft Teams và ứng dụng máy tính để bàn

3. Ứng dụng di động

Có một ứng dụng di động Teams miễn phí cho iOS và Android. Tải xuống và cài đặt ứng dụng Microsoft Teams chính thức , đăng nhập và bạn đã sẵn sàng.

Dưới đây là những điều chỉnh bạn có thể thực hiện đối với thông báo trên thiết bị di động của mình liên quan đến hoạt động của Teams.

Cùng với ứng dụng dành cho thiết bị di động, hãy cân nhắc cài đặt cả phiên bản di động của PowerPoint , Word và Excel . Bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ hoạt động của nó khi trình bày trong các cuộc họp Teams bằng cách sử dụng trình chiếu từ điện thoại của bạn.

Microsoft Teams - thông báo ứng dụng trên ứng dụng khách di động

Khám phá Teams

Giao diện Teams cần khám phá một chút để làm quen. Nhìn chung, nó khá trực quan nhưng có một số điều cần biết sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả ngay lập tức và tránh hỏi một số câu hỏi thường gặp.

Menu thanh bên trái

Menu bên trái của giao diện Teams chứa các biểu tượng cho các khu vực công việc chính khác nhau trong Teams. Theo mặc định, bạn sẽ có Hoạt động, Chat, Teams, Lịch, Cuộc gọi và File . Tất cả chúng được gọi là “ứng dụng” vì muốn có một từ tốt hơn. 

Microsoft Teams - ứng dụng chính

Menu này có thể tùy chỉnh và có thể được thay đổi nếu bạn muốn. Những thay đổi mà bạn thực hiện là liên tục và sẽ không bị người khác nhìn thấy. 

Bạn có thể xóa bất kỳ biểu tượng nào bạn không muốn bằng cách nhấp chuột phải, sau đó chọn Bỏ ghim hoặc di chuyển các biểu tượng xung quanh nếu bạn nhấp và giữ một biểu tượng, sau đó kéo biểu tượng đó đến vị trí mong muốn. Những gì được hiển thị ở trên là kết quả của việc thêm OneNote vào thanh bên trái. Bạn có thể thêm nhiều ứng dụng bằng cách nhấp vào biểu tượng Ứng dụng ở cuối thanh bên.

Teams

Nhấp vào Teams trên thanh bên trái sẽ liệt kê các Teams mà bạn là thành viên. Bạn có thể đóng góp ngay lập tức cho bất kỳ Teams nào trong số này bằng cách nhấp vào Posts và nhập vào hộp văn bản ở dưới cùng. Bạn tự động trở thành thành viên của một số Teams do giáo viên hoặc administrator của Teams tạo ra. 

Khám phá và tham gia Teams

Để khám phá các Teams mà bạn có thể tham gia, hãy nhấp vào Tham gia hoặc tạo một Teams ở cuối danh sách Teams.

Bạn có thể thấy biểu tượng khóa bên cạnh một số kênh nghĩa là đó chỉ là lời mời. Các Team khác có thể bị chủ sở hữu Teams ẩn và sẽ không hiển thị trong giao diện.

Microsoft Teams - biểu tượng khóa

Mẹo nhanh

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn bắt đầu khi khám phá cách sử dụng Microsoft Teams. Tham khảo hình ảnh trong phần trên ( Teams là gì? ) Nếu cần.

  1. Khi duyệt danh sách các Teams, hãy ẩn các Teams bạn không muốn xem. Chỉ cần nhấp chuột phải vào tên Teams và nhấp vào Hide. Điều này quan trọng hơn bạn có thể nghĩ. Danh sách Teams có thể lộn xộn một cách dễ dàng vì theo mặc định, bất kỳ ai cũng có thể tạo Teams.
  2. Đối với những Teams quan trọng nhất, hãy Pin họ lên đầu danh sách (nhấp chuột phải, Pin). Bằng cách này, bạn tiết kiệm cho mình việc phải cuộn một danh sách tên dài và có thể thay đổi để đến với các Teams mà bạn thực sự làm việc cùng.
  3. Khám phá các Teams bạn có thể muốn tham gia bằng cách nhấp vào   Join or create a team   ở cuối danh sách Teams ( hiển thị trong hình trên ).

Xác định chủ sở hữu Teams

Khi bạn nhìn thấy một Teams và tự hỏi, “Hả, ai đã tạo ra Teams đó?” bạn có thể nhấp vào dấu ba chấm (…) bên cạnh tên Teams, sau đó nhấp vào  Manage Team . Bạn sẽ thấy danh sách Chủ sở hữu và Thành viên.

Tạo Teams để hộc nhóm online

Tất nhiên, bạn có thể muốn tạo Teams của riêng mình và, trừ khi administrator Teams thay đổi mặc định, bạn có thể. Chỉ cần nhấp vào  Join or create a teamCreate teamBuild team từ đầu và quyết định xem Teams sẽ ở chế độ riêng tư hay công khai. Nếu bạn là administrator của Teams, bạn cũng có thể tạo một Teams để học nhóm online, nơi mọi người đều tự động là thành viên.

Nói chung, bạn sẽ muốn tạo một Teams công khai. Sau đó, bạn mời mọi người vào Teams bằng cách nhập tên của họ hoặc nhập tên Teams mà bạn quan tâm. Nếu được administrator Teams của bạn cho phép, bạn có thể mời những người bên ngoài tổ chức của mình tham gia với tư cách thành viên. 

Cá nhân hóa Teams

Có một số cách bạn có thể sửa đổi để phù hợp với sở thích của mình.

Thêm hình ảnh

Cá nhân hóa ảnh hồ sơ của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng hồ sơ người dùng ở góc trên bên phải và thêm ảnh hồ sơ.

Điều này phục vụ hai mục đích. Thứ nhất, đối với tất cả các thành viên trong lớp, điều này giúp nâng cao trải nghiệm Teams nhìn thấy khuôn mặt thay vì tên viết tắt và thứ hai việc đặt khuôn mặt cho một cái tên có thể giúp thầy cô dễ dàng tương tác với học sinh sinh viên khi hộc nline

Hình ảnh này xuất hiện trên tất cả các dịch vụ online và không chỉ trong Teams. Ai đó có thể đã nhìn thấy khuôn mặt của bạn trong một cuộc họp hoặc buổi thuyết trình và không biết tên của bạn. Ngoài ra, họ có thể chỉ quen với tên của bạn nhưng cần tìm bạn tại hội nghị, nơi công cộng hoặc văn phòng. Thêm hình ảnh giúp mọi người kết nối các dấu chấm.

Microsoft Teams - thay đổi ảnh hồ sơ của bạn

Điều chỉnh thông báo

Đây là một trong những cài đặt mà bạn sẽ phải lộn xộn một vài lần để làm đúng. Team sẽ thông báo cho bạn qua email và biểu ngữ bật lên trên máy tính hoặc điện thoại của bạn khi các sự kiện cụ thể xảy ra. Ví dụ: nếu bạn được đề cập trong một bài đăng, bạn sẽ nhận được một thông báo như thế này.

Microsoft Teams - đề cập đến thông báo

Ngoài ra, bạn sẽ nhận được thông báo về các hoạt động khác bao gồm đề cập chat, trả lời các cuộc chat mà bạn bắt đầu, lượt thích và phản ứng, thay đổi thành viên Teams, v.v. Nó có thể là một chút nhiều cho một Team bận rộn.

Bạn có thể điều chỉnh các thông báo ở cùng nơi bạn thêm ảnh của mình, bằng cách nhấp vào  Settings , sau đó nhấp vào Notifications   Ví dụ: nếu bạn không quan tâm đến việc tìm hiểu trong thời gian thực liệu vai trò của ai đó trong Teams có thay đổi hay không, hãy tắt tính năng đó đi.

Ngoài ra, hãy lưu ý rằng cài đặt dành cho thiết bị di động có các quy tắc thông báo riêng như được thấy trong hình ảnh thông báo ứng dụng ở trên.

Mẹo Microsoft Teams: Bạn cần liên hệ gấp với ai đó? Bật thông báo để biết thời điểm ai đó online.

Có một thiết lập ở nơi cụ thể này có thể siêu hữu ích nhưng không được nhiều người biết đến. Giả sử bạn cần nói chuyện khẩn cấp với ai đó nhưng họ đang đi du lịch hoặc vắng mặt tại văn phòng. Bạn mong đợi họ online nhưng bạn không biết khi nào và muốn tìm hiểu ngay khi họ có mặt.

Ở cuối cài đặt thông báo, có một nút có tên  Manage notifications  Nhấp vào nút sẽ hiển thị cho bạn màn hình  Manage status notifications  .

Microsoft Teams - quản lý thông báo trạng thái

Khi bạn thêm ai đó vào danh sách này, bất cứ lúc nào trạng thái online của họ thay đổi, bạn sẽ nhận được thông báo. Bằng cách này, khi Lidia online, trong ví dụ này, bạn sẽ nhận được thông báo rằng có thể liên lạc được với cô ấy. Tôi đã sử dụng điều này rất hiệu quả để kết nối với một người nào đó khi tình trạng sẵn có của họ còn ít và nhu cầu cấp bách.

Microsoft Teams - thông báo trạng thái

Các tập tin

Một trong những lợi ích chính của Teams là bạn không cần phải gửi file cho các thành viên trong Teams qua email nữa. Thay vào đó, hãy tải file lên tab File trong Teams. Bất kỳ file nào bạn tải lên Teams sẽ tự động được cung cấp cho các thành viên khác trong Teams, không cần có quyền đặc biệt. Nhiều người có thể chỉnh sửa file cùng một lúc – một tính năng được gọi là đồng chỉnh sửa. 

Microsoft Teams - Đồng chỉnh sửa

Đồng chỉnh sửa là một tính năng tuyệt vời cho phép bạn cộng tác, họp nhóm online trong thời gian thực với những người khác, lý tưởng để chia sẻ trong cuộc họp Teams. Khi có nhiều người đang chỉnh sửa file, bạn sẽ thấy họ đang chỉnh sửa ở đâu và họ đang làm gì như thể hiện trong hình trên.

Bạn có thể gửi liên kết đến file chỉ bằng cách nhấp chuột phải vào tên file và chọn  Copy link  . Nếu một đồng nghiệp thực hiện những thay đổi mà bạn không muốn, bạn có thể hoàn nguyên về phiên bản trước bằng lịch sử phiên bản. Chỉ cần mở tài liệu và nhấp vào  File, Info, Version History.

Mẹo Microsoft Teams : Khi bạn có một file thường được tham chiếu, bạn có thể thêm file dưới dạng một Tab dọc theo đầu kênh. Sau đó, file có sẵn cho mọi người bằng cách chỉ cần nhấp vào tab.

Microsoft Teams - Đặt tab này thành tab

Thêm ứng dụng 

Mở rộng khái niệm thêm File làm Tab , bạn có thể thêm các ứng dụng khác vào các Tab kênh .

Trên thực tế, đây là một trong những cách sử dụng phổ biến nhất của Team, thêm Tab để hỗ trợ các hoạt động chính của Team. Các khả năng bao gồm thêm dung lượng lưu trữ file đám mây bổ sung được sử dụng bởi công ty của bạn (ví dụ: Box, Dropbox và SharePoint), Adobe Sign hoặc Docusign, PowerApps, Microsoft Project hoặc nhiều khả năng khác.

Nhấp vào dấu + bên cạnh đầu trang để hiển thị cửa sổ Add a tab . Các Add a tab cửa sổ chỉ show đầu tiên một số tùy chọn như trong hình dưới đây. Nhấp vào liên kết  More apps  để xem tất cả các ứng dụng có sẵn. Đó là một danh sách ấn tượng. 

Microsoft Teams - Thêm ứng dụng

Hỏi đáp riêng tư

Private Chat là phổ biến trong Teams. Bạn có thể tham gia hỏi đáp hầu như bất cứ lúc nào từ bất cứ đâu. Để bắt đầu chat, hãy nhấp vào biểu tượng New Chat, biểu tượng này luôn hiển thị ở đầu màn hình. 

Microsoft Teams - trò chuyện mới

Nhập tin nhắn của bạn ở cuối màn hình và nhấp vào gửi. Giáo viên hoặc bạn cùng lớp học online sẽ nhận được một biểu ngữ bật lên cho thấy rằng bạn muốn chat với họ và họ có thể trả lời trực tiếp trong cửa sổ bật lên.

Microsoft Teams - gửi và nhận trò chuyện mới

Bạn có thể chuyển trực tiếp vào cuộc gọi Teams, chat video hoặc thêm người khác vào cuộc chat bằng cách sử dụng các biểu tượng màu vàng như trong hình trên.

Các cuộc chat riêng tư không hiển thị với những người khác trong Teams và được ghi nhật ký trong giao diện Teams của bạn để bạn có một bản ghi vĩnh viễn về các cuộc chat. Do đó, hãy thoải mái đăng thông tin chi tiết trong cuộc chat mà bạn có thể cần sau này vì bạn có thể dễ dàng quay lại và tìm chúng bằng cách nhấp vào ứng dụng Chat ở thanh bên trái.

Tất nhiên, bạn có thể sử dụng các tính năng tương tự này từ ứng dụng di động Teams của mình cũng như cho các thiết bị iOS và Android.

Calendar

Ứng dụng Calendar trong Teams sẽ hiển thị lịch Microsoft cá nhân của bạn. Bạn có thể tạo yêu cầu họp trong ứng dụng Lịch và điều này hoạt động tốt. Tuy nhiên, bạn sẽ thấy rằng sẽ tốt hơn nếu tạo các lớp học online trên Teams trong Outlook.

Lý do chính cho điều này là tại thời điểm viết bài, ứng dụng Lịch của Teams không được tích hợp tốt với lập lịch phòng và tài nguyên như Outlook. 

Thông thường, một Teams sẽ muốn gặp trực tiếp và cũng cung cấp một liên kết họp Teams cho cùng một cuộc họp để những người không có mặt tại văn phòng có thể tham gia.

Thông thường, các phòng họp vật lý được thiết lập trong Microsoft 365 để một yêu cầu họp cho phép chúng được đặt trước tự động. Bạn không thể làm điều đó trong ứng dụng Lịch Teams tính đến thời điểm viết bài. Do đó, nếu bạn thường xuyên đặt trước phòng họp, hãy tạo yêu cầu họp Teams của bạn trong Outlook. 

Tạo lịch học online trên lớp trong Teams

Để thông báo thời điểm học online cho các học viên trên Teams bằng ứng dụng Calendar, hãy bấm vào Calendar, sau đó bấm vào New Metting. Điền vào biểu mẫu Detail và nhấp vào Send . Team sẽ thêm URL cuộc họp vào nội dung thông báo cho phép người tham dự tham gia cuộc họp. 

Truy cập lịch sử và ghi chú lớp học online

Khi tạo yêu cầu họp, bạn sẽ thấy các tùy chọn bên cạnh New meeting bao gồm Details và Scheduling Assistant . 

Microsoft Teams - Trước khi Cuộc họp được Lưu

Sau khi bạn hoàn thành biểu mẫu Details và bấm Send (điều này cũng xảy ra nếu bạn tạo lớp online trên Teams trong Outlook), bạn có một số tính năng bổ sung không khả dụng cho đến khi lớp được tạo.

Microsoft Teams - Các tùy chọn sau khi cuộc họp được tạo

Các tùy chọn   ChatFilesMeeting Notes, và Whiteboard  hiện có sẵn mà bạn có thể tham khảo sau cuộc họp để xem chính xác điều gì đã xảy ra. Ngoài ra, nếu video cuộc họp được ghi lại, video đó cũng sẽ có sẵn tại đây.  

Mẹo Microsoft Teams: Bạn có thể sử dụng tính năng Meeting Notes để tạo các ghi chú trước giai đoạn lớp học bắt đầu. Những ghi chú này có thể được xem và chỉnh sửa trong thời gian thực giữa những người tham gia.

Tùy chỉnh lời mời họp Teams

Người quản trị Teams có thể tùy chỉnh lời mời họp Teams bằng cách duyệt đến https://admin.teams.microsoft.com và nhấp vào Meeting sau đó nhấp vào Meeting settings. 

Microsoft Teams - Tùy chỉnh lời mời họp

Tóm lược

Bây giờ bạn đã có một ý tưởng hay về cách sử dụng Microsoft Teams để học online. Chúng tôi đã đề cập đến nhiều tính năng hữu ích nhất, nhưng tất nhiên, còn nhiều tính năng khác nữa.

Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của bạn

Leave a reply

Sao Hải Vương
Logo