Cách vẽ sơ đồ nhánh cây, lưu đồ trong Word và Excel (flowchart)

Các công cụ Microsoft Office ngày càng trở nên mạnh mẽ hơn với mỗi bản cập nhật. Ngày nay, bạn thậm chí không cần một ứng dụng chuyên dụng cho sơ đồ. Bạn có thể tạo sơ đồ trong PowerPoint, Word và thậm chí là Excel

Chúng tôi đã đề cập đến các sơ đồ trong PowerPoint. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một sơ đồ trong Word và Excel. 

Cách tạo sơ đồ trong Word bằng hình dạng

Microsoft Word là một trình xử lý văn bản được sử dụng phổ biến vì nó tương thích với tất cả các máy tính. Theo thời gian, Word đã phát triển không chỉ là một trình xử lý văn bản đơn giản, ngày càng phổ biến trên tất cả các nền tảng. Giờ đây, nó đi kèm với các công cụ vẽ và công cụ thiết kế, vì vậy bạn có thể tạo sơ đồ, tạo mã vạch và thậm chí tạo thiệp chúc mừng . 

Một trong những công cụ đó là Shapes. Sử dụng công cụ Shapes là cách dễ nhất để tạo một sơ đồ đơn giản khi đang di chuyển. Vì vậy, hãy bắt đầu với một sơ đồ cơ bản sử dụng Shapes.

Bắt đầu với một tài liệu trống

Khi bạn khởi chạy Microsoft Word, bạn sẽ tự động được cung cấp tùy chọn để mở một tài liệu trống. Chỉ cần nhấp vào tùy chọn Blank document và bạn đã sẵn sàng.

Bật Gridlines

Bước này là tùy chọn nhưng chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện vì nó giúp mọi thứ dễ dàng hơn. Gridlines sẽ giúp bạn định kích thước mọi thứ một cách chính xác và đặt từng phần tử của sơ đồ một cách chính xác. Nếu không có tính năng này, bạn có thể kết thúc với các hình dạng không đồng đều và các bản vẽ bị lệch sẽ làm cho sơ đồ trông không chuyên nghiệp.

Để bật đường lưới, hãy chuyển đến tab View và nhấp vào hộp kiểm Gridlines.

Tài liệu bây giờ sẽ giống như trong hình dưới đây.

Chèn hình dạng

Chuyển đến tab Insert và nhấp vào nút Shapes để hiển thị bộ sưu tập hình dạng của Word.

Bạn sẽ nhận thấy một số loại hình dạng. 

Chúng tôi quan tâm đến Lines và hình dạng Flowchart để tạo lưu đồ của chúng tôi. Mỗi hình dạng được sử dụng cho một mục đích khác nhau. Mặc dù các quy tắc không được thiết lập sẵn, nhưng bạn nên làm theo các khuyến nghị của Word. Ví dụ, bạn nên sử dụng hình chữ nhật cho các bước quy trình và hình thoi cho các điểm quyết định. Bạn có thể tìm thấy thông tin này bằng cách di con trỏ chuột lên trên mỗi hình dạng.

Bây giờ, hãy thêm hình dạng đầu tiên. Hãy bắt đầu với một hình bầu dục. Mở menu hình dạng, chọn hình bầu dục và vẽ nó bằng cách nhấp và kéo con trỏ chuột.

Sau khi vẽ hình dạng đầu tiên, bạn sẽ thấy một tab mới ở đầu tài liệu. Bạn đã có quyền truy cập vào tab Format, bạn sẽ sử dụng tab này để sửa đổi hình dạng, thêm màu sắc và hơn thế nữa.

Để thêm văn bản vào hình dạng, hãy nhấp chuột phải vào hình dạng và chọn Add Text từ menu.

Bây giờ chúng ta hãy thêm một hình dạng khác và sau đó liên kết chúng với nhau bằng cách sử dụng một đường làm đầu nối. Làm theo các bước trước để chèn một hình chữ nhật.

Tiếp theo, đi tới thư viện hình dạng và thay vì chọn hình dạng từ danh mục sơ đồ, hãy chọn mũi tên đường từ danh mục đường.

Chọn hình dạng đầu tiên để xem các điểm điều khiển trên mỗi cạnh của hình dạng và sau đó chọn mũi tên. Nhấp vào tay cầm ở dưới thấp và kéo mũi tên đến tay cầm ở giữa của hình thứ hai.

Lặp lại các bước này bằng cách sử dụng bất kỳ hình dạng và đường thẳng nào bạn muốn tạo sơ đồ của mình.

Cách tạo sơ đồ trong Word bằng SmartArt

SmartArt là một tính năng mới hơn đi kèm với các bố cục được tạo sẵn cho sơ đồ, sơ đồ tổ chức, sơ đồ Venn,…Trong khi công cụ Shapes đủ để trình bày ý tưởng, SmartArt sẽ đưa nó lên một tầm cao mới với giao diện chuyên nghiệp hơn và giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Tạo đồ họa SmartArt trong Word

Tạo một tài liệu trống mới và kích hoạt đường lưới như bạn đã làm trước đó. Chuyển đến tab Insert và cách nút hình dạng hai bước, bạn sẽ tìm thấy SmartArt .

Nhấp vào SmartArt và một cửa sổ mẫu sẽ mở ra. Word cung cấp nhiều loại đồ họa SmartArt, nhưng chúng tôi quan tâm đến phần Process.

Chọn Picture Accent Process trong danh mục Process và nhấp vào nút OK. Mẫu này được sử dụng để trình bày một cách trực quan quy trình làm việc hoặc quy trình từng bước.

Tùy chọn này tạo các hình dạng có thể chứa hình ảnh, văn bản và mũi tên liên kết chúng theo một thứ tự hợp lý.

Bên cạnh sơ đồ, bạn cũng sẽ thấy một cửa sổ với các tùy chọn chỉnh sửa sơ đồ. Bạn có thể nhấp vào ngăn văn bản để chèn văn bản và vào hình dạng hình ảnh tương ứng để chèn đồ họa mới.

Bạn cũng có thể sửa đổi thiết kế SmartArt sau khi tạo nó. Bạn có thể chèn hình dạng mới từ nút Add Shape ở góc trên cùng bên trái, thay đổi bố cục như trong hình trên, thêm màu mới và hơn thế nữa.

Tạo sơ đồ với các mẫu SmartArt là một quá trình nhanh hơn nhiều so với việc chèn các hình dạng theo cách thủ công và kết quả cuối cùng trông chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, đôi khi sử dụng hình dạng từ đầu là lựa chọn tốt hơn vì bạn có toàn quyền kiểm soát thiết kế và tùy chỉnh.

Cách tạo sơ đồ trong Excel bằng công cụ hình dạng

Microsoft Excel không chỉ để tạo bảng tính và làm toán. Nó hỗ trợ nhiều công cụ tạo đồ họa được sử dụng để tạo biểu đồ, đồ thị,…

Nếu bạn sử dụng Excel thường xuyên hơn Word, bạn cũng có thể sử dụng nó để tạo sơ đồ. Quá trình này về cơ bản giống như trong Word. Đây là cách bạn có thể tạo một sơ đồ từ đầu bằng công cụ Shapes.

Thiết lập lưới

Cho dù bạn tạo sơ đồ trong Excel hay Word, hãy luôn tạo lưới sơ đồ. Nó giúp bạn định vị các hình dạng sơ đồ của mình một cách chính xác.

Để thiết lập lưới trong Excel, hãy bắt đầu bằng cách thay đổi độ rộng của cột. Một bảng tính Excel đã là một lưới, bạn chỉ cần tinh chỉnh nó. Chiều rộng cột phải bằng chiều cao của hàng.

Bắt đầu bằng cách chọn tất cả các ô bằng cách nhấp vào nút góc trên bên trái trên trang tính.

Tiếp theo, chọn nút Format trong phần ôcủa tab trang đầu và chọn Column Width từ menu.

Theo mặc định, chiều cao của các hàng được đặt thành 15 điểm (20 pixel). Để có chiều rộng 20 pixel, hãy đặt chiều rộng cột thành 2,14 và chọn OK .

Bây giờ chúng ta có một lưới, nhưng nó không hoạt động giống như trong Word. Chúng ta cần bật tính năng Snap to Grid để tạo các hình dạng tự động căn chỉnh theo đường lưới gần nhất. Chuyển đến tab Page Layout và chọn Align. Chọn Snap to Grid từ menu mới.

Chèn hình dạng

Thêm hình dạng trong Excel hoạt động giống như trong Word. Chuyển đến tab  Insert, nhấp vào nút Shapes và chọn hình dạng sơ đồ đầu tiên.

Vẽ hình dạng bằng cách kéo con trỏ chuột.

Bạn sẽ nhận thấy tab Format hình dạng xuất hiện ở trên cùng. Như bạn có thể thấy trong hình trên, nó giống hệt với một trong Microsoft Word. Tất cả các điều khiển, tùy chọn và các nút hoạt động hoàn toàn giống nhau.

Bạn có thể chọn một hình dạng khác từ phần Insert Shapes ở góc trên cùng bên trái và thêm hình dạng đó dưới hình đầu tiên. Sau đó, kết nối chúng bằng một mũi tên, thay đổi màu sắc của chúng và tiếp tục thêm các hình dạng khác để hoàn thành sơ đồ.

Cách tạo sơ đồ trong Excel bằng SmartArt

Cách nhanh nhất để tạo sơ đồ trong Excel là sử dụng đồ họa SmartArt. Tính năng này hoạt động giống như trong Word và các bước bạn cần thực hiện để tạo sơ đồ SmartArt về cơ bản giống nhau.

Tạo đồ họa SmartArt trong Excel

SmartArt trong Excel cũng giống như trong Word. Chuyển đến tab Insert và nhấp vào nút SmartArt .

Một cửa sổ với các mẫu lưu đồ SmartArt sẽ mở ra. Nó trông giống hệt như trong Word. Không có sự khác biệt giữa cả hai, vì vậy hãy tham khảo phần của chúng tôi về cách tạo sơ đồ trong Word bằng SmartArt nếu bạn cần trợ giúp. Tất cả các tùy chọn format và chỉnh sửa lưu đồ cũng giống hệt nhau.

Xem thêm về:

Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của bạn

Leave a reply

Tìm kiếm
Sao Hải Vương
Logo