Cách sử dụng Microsoft To Do trên Windows 11

Thiết lập và sử dụng ứng dụng Microsoft To Do để quản lý hiệu quả các công việc.

Microsoft To-Do, trước đây được gọi là ‘Wunderlist’ là một ứng dụng quản lý tác vụ miễn phí được tích hợp sẵn trong Windows 11. Microsoft To-Do có thể được truy cập thông qua ứng dụng Windows, ứng dụng di động iOS và Andriod cũng như trình duyệt web.

To-Do giúp bạn tổ chức, lên lịch, quản lý và điều phối các công việc cho cơ quan, trường học và nhà riêng. Nó cho phép bạn lập danh sách việc cần làm, đặt lời nhắc, ghi chú, lập danh sách tạp hóa, lập kế hoạch sự kiện, ghi lại bộ sưu tập và hơn thế nữa. Đừng nhầm lẫn Microsoft To-Do với một công cụ quản lý tác vụ khác của Microsoft có tên là Microsoft Planner, là một phần công cụ quản lý dự án của Microsoft 365.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn mọi thứ bạn cần biết về cách thiết lập và sử dụng Microsoft To-Do trong Windows 11.

Thiết lập Microsoft To-Do trên Windows 11

Bạn có thể bắt đầu làm việc trên Microsoft To-Do trên bất kỳ nền tảng nào, chẳng hạn như ứng dụng Windows dành cho máy tính để bàn , iPhone hoặc iPad , thiết bị Android , cũng như trên trang web to-do.live.com/tasks . Trong Windows 11, Microsoft To-Do được cài đặt sẵn trên máy tính. Tất cả những gì bạn phải làm là mở ứng dụng To Do và đăng nhập bằng Tài khoản Microsoft.

Để làm điều đó, hãy nhấp vào Start Menu và chọn ‘To Do’ từ ứng dụng Đã ghim. Nếu bạn không tìm thấy nó ở đó, bạn có thể tìm kiếm ứng dụng và mở nó từ kết quả tìm kiếm.

Quảng cáo

Nếu bạn đang sử dụng một nền tảng khác, trước tiên, hãy tải xuống ứng dụng, cài đặt và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft. Ứng dụng To Do phải được đăng nhập bằng cùng một tài khoản Microsoft trên tất cả các thiết bị để đồng bộ hóa các công việc và lịch trình.

Nếu bạn mở ứng dụng lần đầu tiên, hãy nhấp vào nút ‘Sign in’ và nhập thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft.

Cảm ơn đã đọc bài viết tại saohaivuong .com, mời bạn theo dõi những tin tức mới nhất trên FB

Ứng dụng sẽ hỏi bạn có muốn ghim ứng dụng vào Taskbar để dễ truy cập hay không, hãy nhấp vào ‘Yes’ nếu bạn muốn ghim ứng dụng Microsoft To-Do vào Taskbar.

Khi ứng dụng To Do mở ra, bạn sẽ thấy danh sách các danh mục như Ngày của tôi, Đã lên kế hoạch, Quan trọng, Đã giao cho bạn (Ứng với My Day, Planned, Important, Assigned to me) và Công việc (Tasks) ở phía bên trái, nơi bạn có thể thêm và quản lý công việc.

Quảng cáo

Danh sách thông minh trong To Do của Microsoft

Microsoft To-Do cho phép bạn sắp xếp thông tin và nhiệm vụ theo nhiều cách khác nhau bằng cách sử dụng danh sách Thông minh ở thanh bên trái.

  • My DayNgày của tôi là nơi bạn thêm các công việc đến hạn vào ngày hôm nay. Các nhiệm vụ được thêm vào đây sẽ tự động biến mất sau nửa đêm. Bạn có thể thêm trực tiếp nhiệm vụ vào danh sách My Day hoặc di chuyển nhiệm vụ đã được tạo từ danh sách khác sang My Day bằng cách nhấp chuột phải vào nó và chọn tùy chọn ‘Add to My Day’.
  • Important – Nhiệm vụ mà bạn đánh dấu là quan trọng (nhiệm vụ có gắn dấu sao) sẽ được liệt kê ở đây. Bạn cũng có thể tạo trực tiếp tại đây.
  • Planned – Mọi công việc có ngày đến hạn (cho dù là hôm nay, ngày mai, tuần sau, tháng sau, v.v.) sẽ xuất hiện ở đây.
  • Assigned – Tất cả các nhiệm vụ được giao từ Planner và To-Do sẽ hiển thị trong tab này.
  • Tasks  – Tab này chứa tất cả các nhiệm vụ đã tạo không thuộc bất kỳ danh sách nào (ví dụ: My Day hoặc Important).
  • Groceries – Phần này giúp bạn tạo và quản lý danh sách các cửa hàng tạp hóa.

Cách tạo công việc trong To Do của Microsoft

Nếu bạn có một số nhiệm vụ ngẫu nhiên trong đầu và một dự án, bạn có thể thêm chúng vào danh sách của mình. Những công việc này không cần phải thực hiện ngay hôm nay, bạn có thể thêm công việc cần thực hiện hàng ngày, tuần sau, tháng sau, v.v. Nếu bạn có nhiệm vụ, bạn có thể ghi lại chúng trong ứng dụng To Do trước khi quên.

Bạn có thể đi tới bất kỳ danh mục nào trên bảng điều khiển bên trái và thêm nhiệm vụ vào đó hoặc bạn chỉ có thể đi tới tab ‘Tasks’, tạo nhiệm vụ và di chuyển chúng vào danh mục, danh sách hoặc nhóm mong muốn.

Trong tab Nhiệm vụ, chỉ cần nhấp vào trường ‘Add a task’ bên dưới và bắt đầu nhập công việc. Sau khi gõ, nhấn tác vụ Enter. Ví dụ, tôi muốn nhắc mình ngày mai phải đổ rác. Vì vậy, tôi đã gõ – Take out the trash tomorrow / ‘Hãy đổ rác vào ngày mai’. Bạn có thể thêm bao nhiêu nhiệm vụ tùy thích tại đây.

Xem thêm :

Nhưng trước khi nhấn Enter, bạn cũng có thể chỉ định ngày đến hạn, đặt lời nhắc hoặc đặt lặp lại bằng cách sử dụng các biểu tượng trong trường văn bản. Hoặc bạn có thể thêm tất cả các nhiệm vụ bạn muốn trước khi bạn quên chúng và thêm chi tiết sau.

Nếu bạn nhấp vào biểu tượng Nhắc tôi, bạn sẽ thấy ba tùy chọn đặt trước. Bạn có thể sử dụng một trong những thứ đó hoặc đặt ngày giờ của riêng mình cho lời nhắc bằng cách chọn tùy chọn ‘Pick a date and time’.

Quảng cáo

Sau khi thêm nhiệm vụ, bạn có thể thêm các chi tiết khác vào nhiệm vụ về cách nó sẽ được thực hiện hoặc khi nào nó nên được thực hiện.

Ví dụ: hãy đặt lời nhắc cho nhiệm vụ Remember to take vitamins để ‘Nhớ bổ sung vitamin’ mà chúng ta đã thêm trước đó. Nhấp vào nhiệm vụ tương ứng trong danh sách để sửa đổi nó. Tại đây, bạn có thể chia nhiệm vụ thành các nhiệm vụ phụ hoặc các bước, thiết lập lời nhắc, ngày hoàn thành, chu kỳ lặp lại, đính kèm file hoặc ghi chú cho nhiệm vụ.

Thêm các công việc phụ cho công việc

Để thêm một bước, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Add step’ và nhập bước. Sau đó nhấn Enter để thêm một công việc khác và cứ tiếp tục như vậy. Bạn có thể tiếp tục thêm bao nhiêu tùy ý.

Sau đó điền vào các chi tiết khác. Bạn có thể chuyển nhiệm vụ sang danh mục ‘My Day’ trong trường hợp bạn muốn hoàn thành nhiệm vụ hôm nay. Bạn có thể thêm nhiệm vụ vào Ngày của tôi bằng cách nhấp vào tùy chọn ‘Add to My Day’.

Đặt lời nhắc cho công việc

Tiếp theo, nhấp vào tùy chọn ‘Remind Me’ để nhắc bạn về nhiệm vụ khi đến lúc. Khi bạn nhấp vào nút ‘Remind Me’, bạn sẽ nhận được ba thời gian và ngày đặt trước – Hôm nay, Ngày mai, Tuần tới (Ứng với Today, Tomorrow, Next week). Nếu bạn muốn đặt một ngày và giờ khác, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Pick a date & time’.

Sau đó, chọn ngày và giờ từ lịch và nhấp vào ‘Save’.

Thêm ngày đến hạn cho công việc

Tiếp theo, bạn cũng có thể thêm ngày đến hạn cho công việc mà bạn muốn hoàn thành trước một ngày cụ thể. Để thêm ngày đến hạn cho nhiệm vụ, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Add due date’ và chọn một trong các ngày đặt trước – Hôm nay, Ngày mai, Một tuần kể từ bây giờ hoặc ngày của riêng bạn. Nhấp vào tùy chọn ‘Pick a date’ để chọn ngày từ lịch.

Xem thêm :

Quảng cáo

Thêm ngày đến hạn cho nhiệm vụ sẽ tự động thêm nhiệm vụ đó vào ‘Planned list’.

Thiết lập lịch trình lặp lại cho công việc

Bạn cũng có thể thiết lập lịch lặp lại cho các công việc mà bạn muốn lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng năm, v.v. Chỉ cần nhấp vào ‘Repeat’ và chọn một tùy chọn:

  • Daily
  • Weekdays
  • Weekly
  • Monthly
  • Yearly
  • Custom

Ứng với

  • Hằng ngày
  • Các ngày trong tuần
  • Hàng tuần
  • Hàng tháng
  • Hàng năm
  • Tùy chỉnh khác

Chọn tùy chọn ‘Custom’ nếu bạn muốn thiết lập một lần lặp lại khác nhau.

Trong Repeat every…, hãy chọn ngày, tuần, tháng, năm từ trình đơn thả xuống. Sau đó, nhập số ngày, tuần, tháng hoặc năm vào hộp văn bản và chọn ‘Save’.

Nếu bạn chọn ‘Week’ trong trình đơn thả xuống, bạn cần chọn ngày bạn muốn nhiệm vụ lặp lại hàng tuần.

Thêm file đính kèm vào công việc

Bạn cũng có thể thêm một file đính kèm để trợ giúp thực hiện nhiệm vụ. Ví dụ: nếu bạn đang phải uống thuốc mỗi ngày, bạn có thể thêm tài liệu kê đơn để biết loại thuốc nào sẽ dùng vào ngày hôm đó. Nhấp vào nút ‘Add file’ để thêm file đính kèm.

Quảng cáo

Sau đó, chọn file từ máy tính và nhấp vào ‘Open’.

Bạn có thể thêm ghi chú cho nhiệm vụ trong hộp ‘Add note’ ở dưới cùng. Nếu không muốn nhiệm vụ nữa, bạn có thể xóa nó bằng cách nhấp vào biểu tượng thùng rác (Delete Task) ở góc dưới cùng bên phải.

Khi bạn đã hoàn thành, chỉ cần đóng tác vụ bằng cách nhấp vào.

Tạo công việc với Cortana

Microsoft To-Do được tích hợp với Cortana trong Windows 11, giúp bạn có thể dễ dàng tạo tác vụ hoặc đặt lời nhắc thông qua trợ lý kỹ thuật số, Cortana chỉ bằng giọng nói. Đối với điều này, cả Cortana và Microsoft To-Do phải đăng nhập bằng cùng một tài khoản Microsoft và quyền truy cập Micrô phải được bật cho ứng dụng Cortana.

Theo mặc định, ứng dụng Cortana bị chặn truy cập vào micrô trên Máy tính. Để cho phép Cortana sử dụng Micrô, hãy làm theo các bước sau:

Mở Cài đặt Windows, nhấp vào ‘Privacy & security’ ở bên trái, sau đó cuộn xuống và chọn ‘Microphone’ trong App permissions.

Trên trang cài đặt Micrô, hãy đảm bảo bật các tùy chọn ‘Microphone access’ và ‘Let apps access your microphone’. Sau đó, bật chuyển đổi ‘Cortana’ từ danh sách.

Quảng cáo

Giờ đây, bạn có thể tạo danh sách việc cần làm của mình bằng một lệnh thoại đơn giản mà không cần mở bất kỳ ứng dụng nào.

Bạn có thể khởi chạy hộp hội thoại Cortana chỉ bằng cách nói “Hey Cortana.” và một hộp Cortana nhỏ sẽ xuất hiện ngay trên Taskbar. Nó sẽ chỉ xuất hiện trong vài giây và đợi lệnh thoại và biến mất nếu bạn không đưa ra lệnh nào. Vì vậy, hãy ra lệnh bằng giọng nói ngay khi bạn nhìn thấy hộp.

Khi bạn nhìn thấy hộp, hãy nói điều gì đó như Add make Presentation for tomorrow meeting để “nhắc nhở bài thuyết trình cho cuộc họp ngày mai” hoặc Add Archery session for Monday at 5 P.M để “Thêm lịch Bắn cung vào thứ Hai lúc 5 giờ chiều”.

Cortana là một công cụ thông minh, nó sẽ tự động nhận ra các lệnh này là nhiệm vụ và thêm chúng vào danh sách Việc cần làm.

Ngoài ra, bạn có thể khởi chạy Cortana từ tìm kiếm của Windows và ra lệnh bằng giọng nói của mình để thêm một tác vụ. Hoặc bạn cũng có thể nhập lệnh của mình trong ứng dụng Cortana để thêm nhiệm vụ.

Tạo danh sách việc cần làm

Ngoài danh sách mặc định trên ứng dụng, bạn cũng có thể tạo nhiều danh sách khác nhau tùy ý. Tạo danh sách có thể giúp bạn quản lý các công việc một cách dễ dàng. Cùng một loại nhiệm vụ có thể được nhóm lại thành một danh sách để sắp xếp thông tin và nhiệm vụ.

Để thêm danh sách mới, hãy nhấp vào nút ‘New lists’ hoặc nhấn CtrlL ở góc dưới cùng bên trái.

Quảng cáo

Danh sách sẽ được tạo ở thanh bên trái với tên ‘Untitled list’. Bây giờ bạn có thể đổi tên danh sách bằng một cái tên phù hợp và nhấn Enter.

Sau khi tạo danh sách, bạn có thể bắt đầu thêm nhiệm vụ vào danh sách.

Tạo nhóm trên ứng dụng To Do

Nếu bạn đang cố gắng sắp xếp nhiều danh sách hoặc dự án, bạn có thể thiết lập nhóm trong ứng dụng To Do. Bạn có thể tạo danh sách mới trực tiếp bên trong nhóm cũng như di chuyển danh sách hiện có vào nhóm.

Để tạo một nhóm mới, hãy nhấp vào nút ‘Create a new group’ ở góc trái của thanh bên trái (bên cạnh nút Danh sách mới).

Sau đó đổi tên nhóm không có tiêu đề bằng một tên phù hợp và nhấn Enter.

Bạn có thể tạo danh sách trong nhóm bằng cách nhấp chuột phải vào nhóm và chọn ‘New list’ từ menu bật lên hoặc kéo và thả danh sách hiện có vào nhóm.

Quản lý Tasks, Lists và Groups

Quản lý Tasks, Lists và Groups cũng dễ dàng như việc tạo chúng. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình, đánh dấu chúng là quan trọng hoặc đã hoàn thành, thiết lập ngày đến hạn, chuyển nhiệm vụ và hơn thế nữa.

Quảng cáo

Quản lý Tasks

Bạn có thể sắp xếp công việc của mình theo ngày đến hạn, thêm vào Ngày của tôi, theo thứ tự bảng chữ cái, tầm quan trọng và ngày tạo. Mở danh sách (Tasks, Important, hoặc custom list) và nhấp vào nút ba chấm ở góc trên cùng bên trái và do đó chọn menu phụ ‘Sort by’ và chọn thứ tự sắp xếp.

Công việc hiện có có thể được thêm vào Ngày của tôi bằng cách nhấp chuột phải vào nhiệm vụ bạn muốn thêm và chọn ‘Add to My Day’ hoặc nhấn CtrlT.

Để đánh dấu một nhiệm vụ là quan trọng, chỉ cần nhấp vào biểu tượng dấu sao bên cạnh nhiệm vụ hoặc nhấp chuột phải vào nhiệm vụ và chọn tùy chọn ‘Mark as important’. Các mục đã bắt đầu sẽ chuyển lên đầu danh sách. Để loại bỏ tầm quan trọng, chỉ cần nhấp lại vào biểu tượng dấu sao.

Nếu một nhiệm vụ được hoàn thành, bạn có thể đánh dấu chúng là đã hoàn thành bằng cách đánh dấu vào vòng tròn trước tiêu đề nhiệm vụ hoặc nhấp chuột phải vào nhiệm vụ và chọn ‘Mark as completed’. Ngoài ra, bạn có thể nhấn CtrlD. Và nhiệm vụ sẽ biến mất khỏi danh sách nhiệm vụ.

Khi bạn đánh dấu một nhiệm vụ là đã hoàn thành, nó sẽ được gạch ra như hình dưới đây và được liệt kê trong phần ‘Completed’.

Trong trường hợp bạn nhầm lẫn, đã đánh dấu một nhiệm vụ là đã hoàn thành, bạn có thể chuyển nhiệm vụ đó là chưa hoàn thành và lấy lại chúng. Tuy nhiên, danh sách thông minh ‘Completed’ bị tắt từ thanh bên trái.

Để hiện danh sách thông minh Đã hoàn thành , hãy nhấp vào ảnh hồ sơ tài khoản hoặc tên tài khoản từ đầu ứng dụng và chọn ‘Settings’.

Quảng cáo

Trong trang Settings, cuộn xuống phần Smart lists và bật nút chuyển đổi ‘Completed’.

Bây giờ, danh sách ‘Completed’ sẽ hiển thị trên bảng điều khiển bên trái.

Để xóa một nhiệm vụ khỏi danh sách Đã hoàn thành, chỉ cần bỏ chọn nhiệm vụ đó hoặc nhấp chuột phải vào nhiệm vụ và chọn ‘Mark as not completed’. Và nhiệm vụ sẽ được chuyển trở lại danh sách trước đó.

Để di chuyển nhiệm vụ sang danh sách tùy chỉnh hoặc danh sách khác, hãy bấm chuột phải vào nhiệm vụ, di chuột qua menu phụ ‘Move task to ..’, rồi chọn danh sách từ menu con.

Ngày đến hạn cũng có thể được ấn định bất cứ lúc nào sau khi tạo nhiệm vụ. Điều này có thể được thực hiện bằng cách mở nhiệm vụ và thêm ngày đến hạn hoặc nhấp chuột phải vào nhiệm vụ và chọn một trong ba tùy chọn để thiết lập ngày đến hạn – “Đến hạn hôm nay”, “Đến hạn vào ngày mai”, “Chọn một ngày” ứng với ‘Due today’, ‘Due Tomorrow’, ‘Pick a date’..

Quản lý Lists

Nếu bạn có nhiều danh sách trên ứng dụng To Do của mình, việc sắp xếp chúng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể đổi tên, chia sẻ, gửi email, in, ghim vào Bắt đầu và sao chép danh sách cũng như di chuyển danh sách vào các nhóm. Tuy nhiên, bạn không thể chia sẻ, đổi tên hoặc di chuyển danh sách thông minh mặc định.

Để đổi tên danh sách tùy chỉnh , hãy nhấp chuột phải vào một trong các danh sách đã tạo và chọn ‘Rename’ hoặc nhấn F2.

Quảng cáo

Bạn có thể bao gồm một biểu tượng cảm xúc trước hoặc sau khi đặt tên cho danh sách.

Để thêm Biểu tượng hoặc biểu tượng cảm xúc vào tên Danh sách , hãy nhấp chuột phải vào danh sách và chọn ‘Rename’. Sau đó, chỉ cần nhấp vào biểu tượng danh sách trước tên danh sách và chọn một biểu tượng cảm xúc từ menu mục bổ sung. Nếu bạn không thích biểu tượng, hãy nhấp vào nút ‘Clear’.

Để di chuyển danh sách, hãy nhấp chuột phải vào một trong các danh sách đã tạo và chọn menu phụ ‘Di chuyển danh sách đến…’ và chọn một nhóm để di chuyển danh sách.

Để in danh sách, hãy nhấp chuột phải vào danh sách và chọn tùy chọn ‘In danh sách’. Sau đó, chọn một máy in và định cấu hình các tùy chọn in để in danh sách dưới dạng bản sao thực.

Để gửi email danh sách cho người khác, hãy chọn tùy chọn ‘Email list’ từ menu mục bổ sung.

Sau đó, chọn một tài khoản để gửi email.

Danh sách sẽ được thêm vào thư mới trong ứng dụng Thư. Sau đó, nhập địa chỉ email của người nhận và gửi thư.

Quảng cáo

Bạn cũng có thể ghim danh sách nhiệm vụ vào Start để dễ dàng truy cập. Để làm điều đó, hãy nhấp chuột phải vào danh sách và chọn tùy chọn ‘Pin to Start’.

Sau đó, nhấp vào ‘Yes’ vào hộp nhắc.

Bạn có thể xóa danh sách không mong muốn bằng cách chọn ‘Xóa danh sách’ từ menu chuột phải.

Không giống như danh sách, sẽ không có nhiều tùy chọn để bạn quản lý nhóm. Nhấp chuột phải vào tên nhóm và chọn Rename hoặc nhấn F2 để đổi tên nhóm.

Để tạo danh sách trong một nhóm, hãy bấm chuột phải vào tên nhóm và chọn ‘New list’, sau đó đổi tên nhóm.

Ngoài ra, bạn có thể kéo và thả danh sách vào nhóm để thêm danh sách vào nhóm. Nếu bạn muốn hủy nhóm tất cả các danh sách khỏi nhóm, hãy chọn tùy chọn ‘Ungroup’.

Chia sẻ công việc trên ứng dụng To Do

Microsoft To-Do cũng được thiết kế để làm việc theo nhóm giúp bạn dễ dàng chia sẻ danh sách của mình với những người khác và nó chỉ có thể được chia sẻ trong một tổ chức hoặc giữa các tài khoản Microsoft cá nhân. Nếu bạn chia sẻ danh sách của mình với người khác, bạn sẽ cấp cho họ quyền truy cập để xem và chỉnh sửa danh sách việc cần làm mà bạn đã tạo. Để truy cập danh sách được chia sẻ, họ sẽ cần đăng nhập vào ứng dụng hoặc dịch vụ Việc cần làm bằng tài khoản Microsoft của mình. Làm theo các bước sau để chia sẻ danh sách nhiệm vụ trong Việc cần làm:

Quảng cáo

Mở danh sách bạn muốn chia sẻ, nhấp vào biểu tượng hình người có dấu + ở góc trên cùng bên phải của danh sách hoặc nhấp chuột phải vào danh sách và chọn tùy chọn ‘Share list’.

Tiếp theo, nhấp vào nút ‘Create invitation link’ trong cửa sổ Share list. 

Trong màn hình tiếp theo, nhấp vào nút ‘Invite via email’ để gửi lời mời đến một người nào đó tham gia và chỉnh sửa danh sách (qua email). Bạn cũng có thể nhấp vào nút ‘chia sẻ’ để chia sẻ danh sách qua email hoặc các ứng dụng hệ thống khác (như Microsoft Teams).

Tại đây, bạn có thể chọn một số liên lạc để gửi danh sách qua email hoặc chọn một ứng dụng để chia sẻ danh sách qua đó.

Khi mọi người nhận được liên kết, họ sẽ phải mở liên kết và đăng nhập vào ứng dụng To Do bằng thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft của họ. Sau đó, họ sẽ phải chấp nhận danh sách để tham gia vào danh sách các thành viên. Điều đó đang được nói, bất kỳ ai cũng có thể trở thành thành viên của danh sách miễn là họ có một liên kết chia sẻ hợp lệ.

Sau khi những người được mời chấp nhận và tham gia danh sách, họ sẽ được liệt kê ở đây trong hộp thoại Share list. Bạn có thể nhấp vào nút ‘Coppy link’ để sao chép liên kết đã tạo có thể được dán vào các ứng dụng khác (Microsoft Teams, Google Chat, Whatsapp, v.v.) hoặc email.

Bạn cũng có thể chỉ định nhiệm vụ cho các thành viên nằm trong danh sách.

Quảng cáo

Trong Manages access, bạn có thể giới hạn quyền truy cập đối với các thành viên trong danh sách hiện tại hoặc ngừng chia sẻ hoàn toàn danh sách. Để quản lý quyền truy cập vào danh sách, hãy nhấp vào nút ‘Manages access’ trong hộp bật lên Share list.

Trong Tùy chọn khác, hãy bật nút gạt để giới hạn quyền truy cập vào các thành viên trong danh sách hiện tại và ngăn người dùng mới tham gia. Nếu bạn bật nút gạt ‘Limit access to current members’, một liên kết chia sẻ mới sẽ được tạo và gửi đến các thành viên hiện tại.

Sau đó, nhấp vào nút ‘Limit access’ trong một cửa sổ bật lên khác.

Để ngừng chia sẻ hoàn toàn danh sách, hãy nhấp vào nút ‘Stop sharing’.

Điều này sẽ thu hồi quyền truy cập đối với tất cả người dùng (thành viên hiện tại hoặc người khác) và thay đổi danh sách trở lại danh sách bình thường. Sau đó, nhấp lại vào nút ‘Stop sharing’ trong một hộp bật lên khác.

Phím tắt Microsoft To Do

HOẠT ĐỘNGCÁC PHÍM TẮT BÀN PHÍM
Thêm một TaskCtrl+N
Tạo một list mớiCtrl+L
Thêm Task vào Ngày của tôiCtrl+T
Hoàn thành một TaskCtrl+D
Tìm kiếmCtrl+F
Đồng bộ hóaCtrl+R
InCtrl+P
Mở / Đóng thanh bên khi ở chế độ thu nhỏCtrl+1
Dán file vào chế độ xem chi tiết TaskCtrl+V

Chuyển đổi tài khoản trong To-Do

Bạn có thể thêm nhiều tài khoản vào ứng dụng To Do và chuyển đổi giữa các tài khoản một cách dễ dàng. Ví dụ: nếu bạn muốn quản lý riêng danh sách việc cần làm của mình trên tài khoản Microsoft cá nhân và công việc, hãy làm theo các bước sau để thêm một tài khoản khác:

Đầu tiên, nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn hoặc tên người dùng ở góc trên cùng bên trái, chọn ‘Manage Accounts’.

Quảng cáo

Tiếp theo, chọn ‘Thêm tài khoản’ trong cửa sổ bật lên.

Sau đó, chọn loại tài khoản – ‘Tài khoản cơ quan hoặc trường học’ hoặc ‘Tài khoản Microsoft (Tài khoản cá nhân)’ và nhấp vào ‘Tiếp tục’.

Trong màn hình tiếp theo, hãy nhập thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft của bạn để thêm tài khoản mới vào ứng dụng. Sau khi thêm tài khoản, bạn có thể nhấp vào ảnh hồ sơ của mình và chọn ‘Quản lý tài khoản’. Trên hộp thoại Quản lý tài khoản, hãy nhấp vào tài khoản để chuyển đổi.

Thay đổi chủ đề cho việc cần làm của Microsoft

Trong ứng dụng Việc cần làm của Microsoft, bạn có thể thay đổi chủ đề cho toàn bộ ứng dụng và chủ đề cho từng màn hình danh sách thông minh.

Thay đổi chủ đề cho ứng dụng Việc cần làm

Trong Windows 11, ứng dụng Việc cần làm của Microsoft cung cấp cho bạn ba lựa chọn kiểu giao diện:

  • Chủ đề ánh sáng
  • Chủ đề tối
  • Sử dụng Chủ đề Windows của tôi

Ứng với

  • Light Theme
  • Dark Theme
  • Use my Windows Theme

Để chuyển chế độ chủ đề trong ứng dụng, hãy nhấp vào ảnh hồ sơ trong ứng dụng và chọn ‘Cài đặt’.

Quảng cáo

Trên trang Cài đặt, chọn một trong các chủ đề trong phần ‘Chủ đề’. Theo mặc định, ứng dụng sử dụng bất kỳ chủ đề nào mà Windows hiện đang sử dụng.

Thay đổi chủ đề cho danh sách

Mỗi danh sách Thông minh trong ứng dụng Microsoft To-Do có một chủ đề khác nhau. Việc cần làm cũng cho phép bạn thay đổi các chủ đề khác nhau cho từng danh sách thông minh và tùy chỉnh trong ứng dụng.

Chuyển đến danh sách thông minh hoặc danh sách tùy chỉnh bạn đã tạo mà bạn muốn thay đổi chủ đề và nhấp vào ba dấu chấm (dấu chấm lửng) ở góc trên cùng bên phải.

Thực hiện theo các hướng dẫn tương tự để thay đổi chủ đề cho bất kỳ danh sách việc cần làm nào.

Xem các đề xuất để quản lý ngày của bạn

Danh sách thông minh Ngày của tôi giúp bạn thực hiện các công việc hàng ngày, danh sách này cũng bao gồm danh sách Đề xuất. Danh sách Đề xuất xác định các nhiệm vụ quan trọng và đề xuất chúng trong ngày. Nó cũng giúp bạn tập trung vào các công việc mà ngày đến hạn đã hết hạn, được thêm gần đây và đến hạn cho ngày hôm nay.

Trên ứng dụng Việc cần làm, hãy chuyển đến ‘danh sách Ngày của tôi’ và nhấp vào nút ‘Đề xuất’ (biểu tượng bóng đèn) ở góc trên bên phải.

Ứng dụng sẽ hiển thị cho bạn các đề xuất dựa trên nhiệm vụ và cách làm việc của bạn.

Quảng cáo

Bật hoặc tắt danh sách thông minh

Theo mặc định, ứng dụng Microsoft To-Do hiển thị danh sách thông minh Ngày của tôi, Quan trọng, Đã lên kế hoạch, Đã giao cho tôi và Công việc trên thanh bên trái. Bạn cũng có thể bật danh sách email Đã hoàn thành, Tất cả, Được gắn cờ cũng như bật / tắt các danh sách thông minh khác trên ứng dụng.

Để bật / tắt danh sách thông minh, hãy nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn hoặc tên người dùng ở góc trên cùng bên trái, chọn ‘Cài đặt’.

Trong màn hình Cài đặt, cuộn xuống phần Danh sách thông minh và bật chuyển đổi Bật hoặc Tắt để hiển thị / ẩn danh sách thông minh tương ứng trên bảng điều khiển bên trái. Trong Ứng dụng được kết nối, bạn có hai tùy chọn ‘Công cụ lập kế hoạch’ và ‘Email được gắn cờ’. Công cụ lập kế hoạch hiển thị các nhiệm vụ được giao cho bạn thông qua Công cụ lập kế hoạch Microsoft và email được gắn cờ liệt kê nhiệm vụ mà bạn đã gắn cờ trong email.

Ví dụ: nếu bạn không muốn thấy danh sách ‘Đã giao cho tôi’ trên ứng dụng, bạn có thể tắt nút chuyển.

Danh sách thông minh ‘Tất cả’ hiển thị tất cả các nhiệm vụ trong ứng dụng ở một nơi được chia thành Công việc, Bắt đầu, Cửa hàng tạp hóa và danh sách tùy chỉnh.

Nếu bạn muốn tự động ẩn danh sách thông minh trống trong ứng dụng, hãy bật nút chuyển đổi cho ‘Tự động ẩn danh sách thông minh trống’.

Email được gắn cờ trong việc cần làm

Microsoft To-Do tích hợp với các thư hoặc email bạn đã gắn cờ trên Outlook (ứng dụng hoặc web) và Microsoft Teams. Vì vậy, bất kỳ thư hoặc email nào bạn gắn cờ trên Outlook hoặc Nhóm sẽ hiển thị trong danh mục Email được gắn cờ (danh sách thông minh) trong Microsoft To-Do. Bạn có thể tạo nhiệm vụ từ email bằng các bước sau:

Quảng cáo

Để điều này hoạt động, bạn cần đăng nhập vào Việc cần làm và Outlook bằng cùng một tài khoản Microsoft. Sau đó, mở ứng dụng Outlook hoặc tài khoản Outlook của bạn trên web.

Để gắn cờ một mục là mục việc cần làm, hãy mở email bạn muốn xuất hiện trong danh sách Việc cần làm và nhấp vào nút thả xuống ‘Theo dõi’ trong ruy-băng. Từ menu thả xuống, hãy chọn một tùy chọn để đặt ngày đến hạn cho mặt hàng này:

  • Hôm nay
  • Ngày mai
  • Tuần này
  • Tuần tới
  • Không hẹn hò
  • Tập quán

Trong trường hợp bạn muốn gắn cờ email này là một nhiệm vụ không có ngày đến hạn, hãy chọn ‘Không có Ngày’. Và nếu bạn muốn đặt ngày đến hạn tùy chỉnh, hãy chọn tùy chọn ‘Tùy chỉnh’, sau đó chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho ngày đến hạn.

Nếu bạn muốn đặt lời nhắc để theo dõi mục này sau, hãy chọn tùy chọn ‘Thêm lời nhắc ..’ từ trình đơn Theo dõi.

Ngoài ra, nếu bạn muốn đánh dấu mục này là một nhiệm vụ đã hoàn thành, hãy chọn ‘Đánh dấu Hoàn thành’.

Trong hộp thoại Tùy chỉnh, đặt tiêu đề cho Cờ, đặt ngày bắt đầu và ngày đến hạn, đặt ngày và giờ nhắc nhở, sau đó nhấp vào ‘OK’

Để phát âm thanh khi có lời nhắc, hãy nhấp vào biểu tượng Loa trong hộp Tùy chỉnh.

Quảng cáo

Khi hộp thoại Reminder Sound xuất hiện, hãy đảm bảo rằng tùy chọn ‘Play this sound’ được chọn. Nếu bạn muốn đặt âm thanh tùy chỉnh cho lời nhắc, hãy nhấp vào nút ‘Duyệt qua’ và chọn âm thanh từ máy tính cục bộ và nhấp vào ‘OK’.

Ngoài ra, bạn có thể di chuột qua email trong Hộp thư đến của ứng dụng Outlook. Khi làm như vậy, bạn sẽ thấy biểu tượng lá cờ trên thư. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng ‘Flag’ để gắn cờ nó là mục việc cần làm như hình dưới đây.

Như bạn có thể thấy, các mục được gắn cờ sẽ xuất hiện trong phần Email được gắn cờ của ứng dụng.

Bạn cũng có thể gắn cờ một mục từ ứng dụng Thư cũng như Outlook trên web.

Tạo công việc từ email trong việc cần làm

Một cách khác bạn có thể thêm nhiệm vụ từ Outlook vào việc cần làm là kéo và thả email vào Công việc trong ứng dụng Outlook trên máy tính. Đây là cách bạn làm điều này:

Trước tiên, hãy đảm bảo đăng nhập vào Việc cần làm và Outlook bằng cùng một tài khoản Microsoft. Sau đó, mở ứng dụng Outlook trên máy tính và chọn thư bạn muốn thêm làm nhiệm vụ trong ứng dụng Việc cần làm.

Sau đó, nhấp và kéo thư đã chọn vào biểu tượng ‘Công việc’ ở góc dưới cùng bên trái.

Quảng cáo

Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ chỉnh sửa nhiệm vụ trong ứng dụng Outlook, nơi bạn có thể chỉnh sửa nhiệm vụ và thêm các thuộc tính khác nhau vào tác vụ như ngày bắt đầu và ngày đến hạn, lời nhắc, mức độ ưu tiên, v.v.

Tại đây, bạn có thể đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ, trạng thái của nhiệm vụ (Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Đã hoàn thành, Đang chờ người khác, Bị hoãn lại), mức độ ưu tiên (Thấp, Bình thường, Cao), tỷ lệ phần trăm hoàn thành và nhắc nhở bằng cách sử dụng tùy chọn đã cho. Bạn cũng có thể chỉnh sửa nội dung của thư. Sau đó, chọn nút ‘Lưu & Đóng’ từ ruy-băng.

Nếu bạn muốn giao nhiệm vụ này cho một trong những đồng nghiệp của mình, hãy nhấp vào nút ‘Giao nhiệm vụ’ trong Ruy-băng.

Sau đó, nhập địa chỉ email của người bạn muốn giao nhiệm vụ vào trường ‘Tới’ và nhấp vào nút ‘Gửi’ bên cạnh.

Sau khi lưu nhiệm vụ, hãy quay lại Công việc cần làm và kiểm tra danh sách Công việc thông minh và bạn sẽ thấy nhiệm vụ bạn đã thêm trong Outlook sẽ xuất hiện ở đây.

Sau đó, bạn có thể nhấp chuột phải vào nhiệm vụ đó hoặc mở nó và thêm nó vào Ngày của tôi, đánh dấu là Quan trọng, đánh dấu là đã hoàn thành hoặc thêm ngày hoàn thành nếu bạn chưa có.

Khi bạn mở nhiệm vụ đó, bạn sẽ nhận thấy rằng nội dung của email được thêm vào phần Ghi chú của nhiệm vụ, bạn có thể chỉnh sửa tại đây. Bạn cũng có thể thêm các nhiệm vụ con hoặc các bước trên trang nhiệm vụ.

Quảng cáo

Thêm thẻ băm vào Công việc của bạn trong Việc cần làm

Thêm thẻ bắt đầu bằng # vào nhiệm vụ của bạn giúp bạn dễ dàng tìm thấy các nhiệm vụ cụ thể trong ứng dụng Việc cần làm. Đây là cách bạn làm điều này:

Mở một nhiệm vụ từ bất kỳ danh sách nào, sau đó nhập ‘thẻ bắt đầu bằng #’ theo sau là từ khóa trong phần ghi chú và nhấp ra khỏi nhiệm vụ. Ví dụ: chúng tôi muốn sử dụng thẻ bắt đầu bằng # ‘#work’ trong ví dụ dưới đây. Thẻ bắt đầu bằng # bạn đã thêm sẽ trở thành một liên kết có thể nhấp vào mà bạn có thể nhấp vào để xem tất cả các nhiệm vụ với thẻ bắt đầu bằng # đó.

Bây giờ bạn có thể chỉ cần tìm kiếm thẻ bắt đầu bằng # trong trường tìm kiếm và bạn sẽ tìm thấy tất cả các nhiệm vụ với thẻ bắt đầu bằng # đó.

Lên kế hoạch trước cho tuần của bạn với danh sách đã lên kế hoạch

Danh sách kế hoạch hiển thị tất cả các nhiệm vụ có ngày hoàn thành. Như bạn có thể thấy bên dưới, danh sách thông minh đã lên kế hoạch được chia thành các phần khác nhau như Sớm hơn, Hôm nay, Sau đó và các ngày đã lên lịch khác.

Phần Trước đó hiển thị các nhiệm vụ có ngày hết hạn mà bạn đáng lẽ đã hoàn thành nhưng vẫn chưa hoàn thành. Và phần Sau sẽ hiển thị các nhiệm vụ sắp tới trong 4–5 ngày tới.

Định cấu hình cài đặt nâng cao trong việc cần làm

Việc cần làm của Microsoft cho phép bạn định cấu hình các cài đặt khác nhau như chung, chủ đề, thông báo, danh sách thông minh, v.v.

Để mở cài đặt Việc cần làm của Microsoft, hãy nhấp vào ảnh hồ sơ hoặc tên hồ sơ và chọn ‘Cài đặt’.

Quảng cáo

Trong phần Chung của trang Cài đặt, bạn có thể thay đổi các cài đặt sau:

  • Thêm nhiệm vụ mới vào đầu – Bật tùy chọn này nếu bạn muốn các nhiệm vụ mới thêm xuất hiện ở đầu danh sách.
  • Di chuyển các nhiệm vụ có gắn dấu sao lên đầu – Tùy chọn này di chuyển các nhiệm vụ được gắn dấu sao (Quan trọng) lên đầu danh sách tùy chỉnh.
  • Phát âm thanh hoàn thành – Giữ nút này Bật nếu bạn muốn phát âm thanh hoàn thành khi bạn đánh dấu một nhiệm vụ là đã hoàn thành.
  • Xác nhận trước khi xóa – Nếu bạn muốn ứng dụng hiển thị xác nhận trước khi xóa công việc, hãy đảm bảo tùy chọn này được bật.
  • Tự động bắt đầu Việc cần làm khi khởi động Windows – Để tự động khởi động ứng dụng Việc cần làm với mỗi lần khởi động Windows, hãy bật nút gạt này.

Từ menu thả xuống ‘Huy hiệu ứng dụng’, bạn bật huy hiệu ứng dụng lần lượt cho ngày hôm nay và các nhiệm vụ quá hạn hoặc nhiệm vụ được thêm vào danh sách Ngày của tôi và các nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc tắt hoàn toàn huy hiệu Ứng dụng cho ứng dụng.

Bạn có thể ghim ứng dụng Việc cần làm vào Taskbar để dễ dàng truy cập bằng cách nhấp vào nút ‘Ghim vào Taskbar’.

Nếu bạn muốn ứng dụng Việc cần làm hiển thị cho bạn thông báo về lời nhắc công việc, hãy bật nút chuyển đổi ‘Lời nhắc’.

Nếu bạn muốn nhận thông báo về những thay đổi trong danh sách được chia sẻ của mình, hãy đảm bảo rằng tùy chọn ‘Hoạt động trong danh sách được chia sẻ’ được bật.

Để chuyển đổi giữa chế độ sáng và tối của ứng dụng, hãy sử dụng các tùy chọn trong phần ‘Chủ đề’. Bạn có thể hiển thị hoặc ẩn danh sách thông minh trên ứng dụng bằng cách sử dụng nút bật / tắt trong phần Danh sách thông minh của cài đặt.

Nhận decor tiệc sinh nhật theo yêu cầu

Xem thêm về:

Quảng cáo
Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của bạn

Leave a reply

Tìm kiếm

Copyright Saohaivuong All Rights Reserved.

Sao Hải Vương
Logo